7 modi per rendere il tuo evento più diversificato e inclusivo

Negli ultimi anni, come società, siamo diventati più comprensibili e rispettosi delle differenze che ci rendono umani. Ciò che conta di più al giorno d’oggi è quanto siamo aperti nell’accettare molteplici livelli di diversità (per fortuna!).

Questa realtà è diventata particolarmente importante per il settore degli eventi. A poco a poco, abbiamo iniziato a riconoscere l’ampio spettro di diversità e abbiamo adattato la strategia logistica e di comunicazione per rendere l’evento più inclusivo e più accogliente per tutti. Non abbracciare la diversità può influenzare negativamente l’immagine di un evento, il che porterà a un minor numero di partecipanti con conseguente diminuzione del suo impatto.

Considerando questi cambiamenti di percezione positivi, abbiamo una domanda per te: il tuo evento è inclusivo?

Non preoccuparti se non sei del tutto sicuro, dopo tutto, anche i professionisti più motivati potrebbero ignorare involontariamente le azioni che dovrebbero intraprendere per rendere più inclusiva una conferenza, un seminario o una fiera. Tuttavia, siamo nel 2022 e per garantire il successo del tuo evento, è fondamentale prestare molta attenzione a quei dettagli che garantiranno ai tuoi partecipanti un’esperienza inclusiva. 

Ebbene, siamo qui per aiutarti! Quindi, prima di pianificare il tuo prossimo evento, prendi nota dei seguenti consigli su come trasformare il tuo evento in un luogo accogliente che accetta e fa tesoro delle diversità. 

7 modi per rendere il tuo evento più inclusivo

1. Invita relatori che rappresentano gruppi minoritari

Il predominio dei relatori bianchi di sesso maschile è un retaggio del passato. Oggi, diversi partecipanti vogliono vedersi rappresentati, quindi non puoi essere di parte quando scegli le stelle del tuo evento.

Seleziona i tuoi relatori e assicurati di invitare rappresentanti di ogni nazionalità, genere, credo religioso, condizione economica, ecc. Otterrai un mix molto più interessante di idee e opinioni al tuo evento, assicurandoti anche che i tuoi ospiti si identifichino con l’ospite senza sentirsi esclusi.

Questo è il tuo primo passo per far sentire i tuoi partecipanti i benvenuti: li rappresenti e si sentiranno a proprio agio nel vedere persone come loro sul palco.

2. Garantisci agevolazioni per la partecipazione all’evento

Quando si tratta di prendere parte a un evento, alcuni limiti sono dettati dalle possibilità economiche. Sfortunatamente, ci saranno sempre persone che vogliono partecipare, ma non possono permetterselo. 

Per rendere il tuo evento veramente accessibile e aperto a tutti, prendi in considerazione la possibilità di fornire alcune agevolazioni o esenzioni per chi ne ha bisogno, stabilendo dei criteri che le persone devono soddisfare per qualificarsi e promuovere queste opportunità.

3. Costruisci una squadra diversificata

Non c’è modo migliore per incarnare lo spirito di inclusività che con un team diversificato. Più il tuo team è diversificato e multiculturale, più creerai un clima di accoglienza.

Inoltre, un team eterogeneo porta sul tavolo molta creatività e prospettive uniche. Possono anche connettersi meglio con i tuoi clienti, sponsor, relatori e partecipanti. La diversità nel tuo team interno (e nei volontari dell’evento) è il modo più onesto per mostrare al mondo che la tua inclusività non è solo performativa, ma incarna l’essenza stessa della tua azienda. 

E se desideri fare uno sforzo in più, puoi dare un’occhiata all’intera catena di approvvigionamento e assicurarti che tutto sia inclusivo. Includi fornitori inclusivi, lavora con le persone della comunità e, infine, cerca di lavorare con sedi e sponsor che difendono la diversità proprio come fai tu.

4. Offri scelte alimentari inclusive

Organizzare il menu per un evento è tutt’altro che semplice. Nonostante quello che vorremmo credere, siamo tutti dei mangiatori schizzinosi. Inoltre, la maggior parte delle persone vincola le proprie scelte alimentari ad altri sistemi di credenze, che siano religiosi, etici, salutistici, ambientali e molto altro. Poi ci sono persone che sono allergiche a determinati tipi di alimenti: i più comuni sono noci, lattosio e glutine. Quando organizzi un evento con un buffet, devi dare ai partecipanti la possibilità di mangiare il cibo che preferiscono.

Vai oltre le opzioni standard come vegano, vegetariano e carne, includendo alimenti senza noci, senza glutine e senza latticini. Prepara la tua carne halal e aggiungi cibo kosher al tuo menu. Puoi anche includere domande sul cibo nel modulo di registrazione dell’evento per avere un’idea di quali preferenze alimentari abbia il tuo pubblico.

Ricordati di controllare il tuo calendario per le restrizioni dietetiche religiose che potrebbero cadere nel giorno dell’evento. Ad esempio, gli ebrei non mangiano il pane durante la Pasqua ebraica e i musulmani mangiano solo dopo il tramonto durante il mese di Ramadan. Presta attenzione a piccoli dettagli come questo: sono ciò che farà risaltare davvero il tuo evento.

5. Lavora sull’accessibilità

Molte persone confondono l’accessibilità con l’inclusività. E sebbene non siano la stessa cosa – l’accessibilità è solo un aspetto dell’inclusività – non possiamo negare che la mancanza di accessibilità può rendere un evento non inclusivo. L’essenza è che il tuo evento deve offrire ai partecipanti disabili un’esperienza accogliente e divertente come lo è per gli altri partecipanti. Alcuni semplici modi per farlo sono:

• Ospitare il tuo evento in un luogo accessibile ai disabili
• Assumere un interprete nella lingua dei segni
• Avere servizi igienici con maniglioni
• Progettare di un sito web per eventi accessibile
• Scegliere le parole adeguate quando ci si rivolge alle persone disabili
• Consentire l’accesso agli animali di servizio nei locali dell’evento

Inoltre, quando valuti la location del tuo evento, assicurati di percorrere tutte le strade possibili verso le diverse aree, immaginando di essere su una sedia a rotelle. Chiediti:

Ci sono rampe fuori e ascensori dentro?
I bagni sono accessibili?
I partecipanti con mobilità ridotta potranno spostarsi facilmente da un’area all’altra?
Avranno bisogno di supporto o saranno in grado di farlo da soli?

Mettiti nei loro panni.

Prepara il tuo team e dai loro la necessaria formazione sulle “competenze trasversali” in modo che possano interagire con persone disabili senza rendere le conversazioni imbarazzanti. Assicurandoti che tutti siano i benvenuti, rendi il tuo evento un luogo sicuro per tutti.

6. Offri una varietà di attività per eventi

È importante bilanciare le esigenze di tutti. Anche se non tutte le persone si sentiranno a proprio agio con tutte le attività, avere un buon mix di attività diverse può garantire che tutti all’evento ne svolgano almeno una o due di loro gradimento.

Quando decidi l’intrattenimento per il tuo evento, prendi in considerazione tutti i gusti, gli stili e le personalità. A volte, tendiamo a essere miopi, scegliendo tutte le attività che ci piacciono, dimenticando che non siamo il pubblico e molti potrebbero avere gusti opposti ai nostri. 

Ecco perché è importante ricevere input da varie persone, per aggiungere più varietà alle tue attività. Puoi anche condurre un sondaggio post-evento per scoprire quali attività hanno preferito i tuoi partecipanti e perché.

7. Fai attenzione al linguaggio utilizzato durante il tuo evento

Quando si tratta di inclusività, molti errori vengono commessi inconsapevolmente. Non c’è nessuna cattiva intenzione dietro questi errori, ovviamente, ma se non siamo consapevoli di alcune sottigliezze, possiamo accidentalmente far sentire qualcuno a disagio o sgradito.

Ciò è particolarmente vero quando si tratta di eventi. Ad esempio, un lapsus linguistico è molto facile che possa accadere a causa della tensione. Supponiamo che i moderatori vogliano coinvolgere i partecipanti in un’attività divertente. Per formare i gruppi, vengono esortate le persone a cambiare tavolo dicendo: “Le donne dovrebbero alzarsi e cambiare tavolo, mentre gli uomini dovrebbero stare allo stesso tavolo”.

Sebbene questo commento possa sembrare abbastanza innocente, pensa a quelle persone che non si identificano con il loro sesso di nascita o si identificano come neutrali rispetto al genere. Quindi, sebbene questa frase non fosse certamente offensiva in alcun modo, potrebbe comunque mettere a disagio alcuni partecipanti, che è l’ultima cosa che vuoi al tuo evento.

Speriamo che questi consigli ti siano di aiuto per essere costantemente consapevole di quegli elementi che rendono il tuo evento davvero accogliente per diverse categorie di persone.

Garantire un evento inclusivo richiede lavoro e tempo, poiché ci sono più aree che devi coprire. Tuttavia, il senso di gratificazione per aver fatto la cosa giusta è enorme. Dopotutto è il 2022, quindi celebriamo e incarniamo la diversità.

Dove trovare il supporto per organizzare un evento inclusivo?

Organizzare un evento inclusivo richiede molte competenze e capacità organizzative.

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