Vuoi organizzare un lancio di prodotto per la tua azienda e non sai da dove iniziare? Segui i nostri consigli per organizzare un evento aziendale di successo!

Il lancio di un prodotto è un evento molto importante per un’azienda, perché può influenzare notevolmente i risultati di vendita, ma anche avere ripercussioni sull’immagine del marchio e sul rapporto tra senior manager e clienti.

Durante tutto l’anno, ci sono migliaia di lanci di prodotti, ma solo il 10% dei prodotti presentati finisce per avere successo. Se vuoi rientrare in questa piccola fetta di mercato, continua a leggere per sapere come organizzare un evento di lancio prodotto in grado di coinvolgere e stupire il tuo pubblico.

Cosa sapere prima di iniziare

Prima di gettarti a capofitto nell’organizzazione dell’evento aziendale, devi sapere che un evento di lancio prodotto in genere prevede una struttura tipo, che possiamo così riassumere:

• Accoglienza ospiti e giornalisti.
• Discorso: è richiesto un breve discorso di apertura, che può essere tenuto da un senior manager dell’azienda.
• Presentazione: si consiglia vivamente di effettuarla con il supporto di immagini e/o video istituzionali. Insieme alla presentazione, e a seconda del prodotto, si può essere invitati ad assistere a una dimostrazione del prodotto, oppure ad una degustazione se si tratta di un prodotto del settore enogastronomico.
• Cocktail o cena formale.
• Regali aziendali e chiusura.

Entriamo ora nel vivo per sapere come organizzare un evento di lancio prodotto!

7 consigli per ottimizzare il lancio del prodotto in occasione di un evento

Un evento di lancio prodotto è tra gli eventi aziendali più difficili da organizzare. Abbiamo già visto come organizzare un evento aziendale in 12 step, ma qui ci concentreremo sul lancio di un prodotto commerciale. Affinché il prodotto presentato abbia successo, deve restare impresso nella mente dei partecipanti, attraverso tutti i sensi, durante l’intero evento e dopo. È questo aspetto a fare la differenza tra un evento di successo e uno trascurabile.

È importante mettersi sempre nei panni degli ospiti, verificare che i flussi informativi, il messaggio e la sua diffusione siano comprensibili a tutti, e che l’ospite esca soddisfatto, con più informazioni sul prodotto, di quanto avrebbe potuto avere prima dell’evento.

Oltre a questo obiettivo di base, si cercano anche altri benefici secondari, come la promozione delle relazioni tra dirigenti aziendali e partecipanti, e il rafforzamento del marchio aziendale, attraverso la promozione istituzionale durante l’evento.

Ecco una piccola guida step-by-step che può aiutarti a capire come organizzare un evento di lancio prodotto.

1. Definisci i tuoi obiettivi e il budget prima di iniziare

Qualsiasi strategia di lancio del prodotto inizia con una buona definizione di obiettivi e budget.

Cosa voglio ottenere da questo evento? Che budget ho a disposizione? 

Queste due domande segneranno lo sviluppo dell’evento, e permetteranno di definire le azioni, le dinamiche e le attività dell’evento, nonché di definire il tuo pubblico target. A questo punto, stilare una lista degli invitati ti aiuterà a concettualizzare l’evento. Ciò significa che dovrai scegliere quelle persone che potrebbero essere interessate al lancio del prodotto e, inoltre, che possono aiutarti a raggiungere gli obiettivi prefissati.

Avere un elenco degli invitati ti consentirà di sapere quale sarà il posto migliore per tenere l’evento, oltre a selezionare il servizio di catering, tra gli altri fattori. Nella lista degli invitati vanno considerati non solo i clienti diretti e potenziali, ma anche coloro che possono diventare influencer del nostro nuovo prodotto; oltre alla stampa.

Questo primo passaggio è importante per segnare una tabella di marcia per il tuo evento, quindi assicurati che sia ben definita, altrimenti potresti avere risultati imprevisti.

2. Studia bene la data per assicurarti la presenza

Il lancio del tuo prodotto può essere straordinario, ma se lo fissi in una data che coincide con altri eventi importanti per il tuo pubblico, potrebbe rivelarsi un fallimento.

Quando definisci la data per il lancio del tuo prodotto, è importante assicurarsi che non coincida con nessun periodo festivo o con la celebrazione di un altro evento che potrebbe influire sulla partecipazione al tuo lancio prodotto.

Scegliere la data può sembrare un fattore da poco, ma ti assicuriamo che è necessario prestare attenzione, non trascurarlo!

Anche la durata dell’evento ha la sua importanza. Di solito, la durata media di un evento di lancio prodotto non dovrebbe superare le 2 ore. Generalmente non viene dedicata più di mezz’ora per parlare del prodotto, per riservare il resto del tempo alle pubbliche relazioni e alla creazione di un clima di incontro.

3. Scegli lo spazio e l’allestimento più adatti al tuo prodotto

Anche la scelta del luogo in cui si svolgerà l’evento è un fattore importante per il suo successo. Questo deve avere tutti i comfort per i nostri ospiti e le infrastrutture adeguate per la sua realizzazione. Lo spazio in cui terrai il lancio del prodotto dovrebbe essere delle dimensioni giuste per il numero di ospiti, e deve essere in possesso di tutti gli spazi necessari per consentirti di pianificare le attività che hai definito per il lancio. 

È importante scegliere uno spazio che sia facilmente accessibile, ben collegato e che consenta un facile parcheggio per gli ospiti che non possono raggiungerlo a piedi. Devi anche tenere conto del tempo e della possibilità di spostare il cocktail o la cena all’interno o all’esterno a seconda del tempo. È dunque importante trovare una struttura che abbia un’area meeting polifunzionale, ma anche eventuali spazi esterni: cercala su Showgroup cliccando qui.

Spendiamo qualche parola per l’allestimento. Tieni presente che il centro dell’evento è il marchio e, soprattutto, il prodotto e dunque la decorazione, l’illuminazione e altri accessori possono aiutarti a creare un’atmosfera e concentrare tutta l’attenzione dove ti interessa.

Vestire lo spazio è importante per garantire una buona esperienza che aiuti a fare una buona impressione sul prodotto presentato. Per questo è importante affidarsi ad addobbatori professionisti in grado di creare la giusta atmosfera in base all’obiettivo da raggiungere.

4. Trova i fornitori adatti

Soprattutto se non hai mai organizzato un evento di lancio prodotto prima d’ora, probabilmente non conoscerai alcun professionista del settore a cui affidarti. Dove trovare dei fornitori affidabili? Su internet potrai trovare le proposte più disparate ma, per affinare la ricerca, puoi affidarti ad un portale specifico come Showgroup, che raccoglie i migliori professionisti del settore eventi, a cui chiedere informazioni ma anche preventivi.

Prima di iniziare a richiedere preventivi, ecco alcune categorie di professionisti di cui potresti aver bisogno:

• Service audio, luci e ledwall: nell’organizzazione di un evento, il noleggio di service audio, luci e ledwall gioca un ruolo molto importante. Sono attrezzature essenziali per una riuscita fluida e senza intoppi, per dare una buona immagine dell’organizzazione ma anche per evocare tutta una serie di emozioni nei partecipanti.
• Ditta di catering. Scegliere il catering giusto è fondamentale per la buona riuscita dell’evento. Anche se hai in mente un aperitivo informale, la qualità del cibo e delle bevande è fondamentale. L’azienda di catering che fa per te e il tuo evento non sarà necessariamente quella con le migliori recensioni o il cuoco più esperto, ma quella in grado di soddisfare tutte le tue esigenze e le tue aspettative.
• Fotografi e videomaker. Poter contare su fotografi e videomaker professionisti permette di avere del materiale di buona qualità da sfruttare soprattutto ai fini professionali, per la condivisione social e sul sito web. Puoi anche pensare di organizzare dei backstage, delle interviste ai partecipanti, oppure delle dirette streaming.

5. Crea un’atmosfera adatta

Uno degli elementi importanti dell’evento è l’atmosfera in cui sarà immerso il nostro pubblico. A questo punto è importante considerare diversi aspetti tecnici che sono fondamentali per rendere funzionale la nostra location.

5.1 L’illuminazione

Se vuoi concentrare il 100% dell’attenzione dei tuoi partecipanti sul prodotto che stai lanciando, ti consigliamo di utilizzare una luce molto neutra per non alterare i colori. Questo ti aiuterà a far risaltare il prodotto e brillare di luce propria.

Tuttavia, se vuoi creare un’atmosfera che colleghi lo spettatore a un tema specifico o vuoi suscitare una sensazione in particolare, puoi anche giocare con le diverse fonti di illuminazione per raggiungere questo obiettivo.

Ricorda di usare gli effetti in momenti specifici per attirare l’attenzione. E non limitarti al prodotto, usali sui partecipanti stessi per integrarli nello spettacolo e renderli partecipi!

5.2 Suono

È importante che il suono sia pulito e fluido. Ogni fase della presentazione del prodotto deve raggiungere tutti i partecipanti con la stessa pressione sonora. Se lavoriamo con musica dal vivo o altri elementi sonori ambientali, la scelta dovrà anche essere coinvolgente.   

A questo punto consigliamo anche di implementare effetti che facciano sentire il pubblico parte dello spettacolo. Allo stesso modo, è necessario prestare particolare attenzione ai microfoni degli oratori in modo che il messaggio che vogliono trasmettere sia efficace. Tieni presente che tutto ciò richiederà uno studio preliminare dello spazio, così potrai evitare tagli, interferenze, echi, riverberi ecc. 

5.3 Video e altre risorse visive

Possiamo utilizzare risorse visive per rendere le presentazioni multimediali durante la presentazione a voce. Per questo, ti consigliamo di utilizzare schermi LED o proiettori di grande formato, in modo che gli ospiti non si perdano nemmeno il più piccolo dettaglio del tuo prodotto. 

Ricorda che per le riprese, nonché per la gestione dei suoni e dell’illuminazione, è fondamentale disporre di attrezzature professionali oltre che di un team esperto e qualificato. Avere un buon “partner” audiovisivo per il noleggio di attrezzature per eventi è l’opzione migliore perché ti accompagnerà durante tutto il processo: prima, durante e dopo l’evento.

6. Scatena la tua immaginazione

La creatività e l’immaginazione giocano un ruolo fondamentale nel lancio dei prodotti. Suscitare emozioni e fare appello ai sentimenti ti aiuterà ad affascinare il pubblico. Non dimenticare la narrazione e usa tutto il tuo ingegno per progettare e creare un’esperienza unica che circonda il lancio del tuo prodotto. Più originale sarà l’evento, più facile sarà ricordare il prodotto. 

Ad esempio, potresti utilizzare il 3D e la realtà aumentata nel tuo evento. Le nuove tecnologie ci consentono di creare modelli digitali in cui è possibile vedere il prodotto completo e ogni sua parte. In questo modo potrai montare e/o smontare il prodotto durante la presentazione.

Questa risorsa può aiutare molto i tuoi relatori durante la presentazione. La realtà aumentata consente ai presentatori di poter interagire con il prodotto su scala più ampia per poter spiegare parti specifiche.

7. Crea una strategia di comunicazione sui media

Approfitta delle nuove tecnologie! Prepara una buona strategia di marketing per poter comunicare e diffondere tutti i dettagli del tuo evento, sia prima che dopo la sua celebrazione.

A seconda del tuo pubblico di destinazione, definisci bene su quale media concentrare gli sforzi per sviluppare una buona strategia di PR che ti aiuti a pubblicizzare l’evento. Scegli anche su quali social network vuoi essere presente per iniziare a preparare contenuti che ti aiuteranno a promuovere l’evento.

Pensa che i media e i social network fungono da altoparlanti e possono essere tuoi alleati per aumentare l’impatto e la notorietà dell’evento di lancio prodotto.

Questi 7 suggerimenti sono il primo passo per iniziare a dare forma alla tua strategia di lancio del prodotto!

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