Come e perché organizzare un evento aziendale? 

L’organizzazione di un evento aziendale è fondamentale per permettere al brand di raggiungere i propri obiettivi di marketing. Ma non tutti hanno lo stesso successo o lo stesso impatto.

Per avere successo nell’organizzazione di un evento aziendale devi avere le idee chiare su quali siano i tuoi obiettivi, scegliere bene il tipo di evento, trovare i giusti fornitori e, ovviamente, avere alle spalle una buona agenzia creativa che faccia la differenza tra un evento convenzionale e uno molto coinvolgente.

Qui ti forniamo 12 consigli che ti aiuteranno ad organizzare un evento aziendale memorabile!

Come organizzare un evento aziendale di successo: le 12 attività fondamentali

Gli eventi aziendali sono uno degli strumenti di comunicazione più efficaci per le aziende, sia per farsi conoscere dal proprio pubblico di riferimento, sia per rafforzare l’immagine di un marchio e lo spirito di appartenenza tra i suoi dipendenti.

Prima di iniziare ad organizzare un evento con queste caratteristiche, è molto importante definire alcuni punti chiave che ne determineranno il successo: qual è l’obiettivo, a quale pubblico si rivolge, quale messaggio voglio trasmettere e, soprattutto, quale budget che avrò.

Esistono diversi tipi di eventi aziendali, anche se i più comuni sono: eventi itineranti o Road Show, incontri con la stampa, forum, congressi, fiere, presentazioni di prodotti, cerimonie di premiazione, convegni, workshop o Team Building, tra i tanti. In misura maggiore o minore, tutte fanno parte della strategia di comunicazione di un’azienda e ognuna di esse va pensata con una motivazione unica e diversa.

A prescindere dallo scopo dell’evento, è possibile individuare alcune azioni comuni che permettono di gettare le basi per un evento di sicuro successo.

1. Stabilisci un obiettivo

Prima di capire come organizzare l’evento aziendale chiediti a quale obiettivo vai incontro. Determinare l’obiettivo principale per il quale è organizzato l’evento è essenziale per garantire il successo, che si tratti della presentazione di un nuovo prodotto, della raccolta fondi per una causa sociale o del rafforzamento dell’immagine del marchio. Stabilire obiettivi chiari, misurabili e valutabili aiuterà nella preparazione e nello sviluppo dell’evento.

Gli obiettivi di un evento aziendale possono essere suddivisi in due gruppi: obiettivi promozionali e obiettivi motivazionali. I primi consistono nella promozione di un prodotto o di una linea di business, mentre questi ultimi ruotano attorno all’azienda stessa al fine di formare, premiare o stimolare i dipendenti.

Tra gli obiettivi promozionali dell’organizzazione di eventi aziendali troviamo:

• Presentare un nuovo prodotto, idea, servizio o novità.
• Creare una migliore esperienza con il brand.
• Differenziarsi dalla concorrenza.
• Aumentare le vendite.
• Attirare o fidelizzare i clienti.

Tra gli obiettivi motivazionali rientrerebbero:

• Promuovere l’integrazione e il coinvolgimento dei dipendenti.
• Motivare il personale a ottenere prestazioni o efficienza più elevate.
• Festeggiare eventi, anniversari, ecc.
• Formare team con obiettivi comuni.
• Fare annunci o riconoscimenti.
• Incoraggiare le vendite.

Non importa quale sia l’obiettivo dell’evento, ma deve essere definito in termini SMART (specifici, misurabili, concordati, realistici e con tempi definiti) per essere chiari su quali azioni all’interno dell’evento contribuiranno al raggiungimento dell’obiettivo.

2. Scegli il tipo di evento aziendale e il tema

Gli eventi aziendali devono essere divertenti, intrattenere e coinvolgere i partecipanti nell’evento stesso e, allo stesso tempo, attirare l’attenzione del mercato per generare nuovi clienti. Può sembrare un’impresa, vero?

Eppure ci sono diversi  tipi di eventi e attività aziendali che possono essere molto apprezzati dagli organizzatori e dal pubblico. Tra i più importanti ricordiamo:

2.1. Eventi di lancio

Presentazioni di nuovi prodotti, marchi e servizi che arriveranno sul mercato. È essenziale fare una presentazione ai media e alle personalità coinvolti nel progetto.

2.2. Eventi formativi e partecipativi

• Conferenze e seminari: questi tipi di eventi sono di grande aiuto per avere un feedback diretto dai partecipanti.
• Forum, dibattiti, colloqui, tavole rotonde: tutti i partecipanti contribuiscono con la loro opinione su un argomento. Di solito sono programmati al termine di una conferenza.
• Convegni e congressi: si tratta di incontri annuali che durano solitamente dai 3 ai 5 giorni e i cui partecipanti appartengono solitamente alla stessa azienda o settore.
• Workshop: un trend molto diffuso in questo settore è quello di programmare un’attività interattiva per rompere il ghiaccio e far sentire i partecipanti più a proprio agio durante la giornata. Per questo motivo i workshop funzionano alla perfezione se combinati con altri tipi di eventi.

2.3. Incontri e premiazioni

• Brunch di lavoro: si tratta di una colazione in cui vengono discussi problemi e soluzioni aziendali.
• Pranzi di lavoro: durano circa 2 ore e servono per celebrare i successi e i traguardi dell’azienda.
• Cene di gala: sono normalmente il culmine di un evento svolto in precedenza, come ad esempio la conclusione finale a una settimana di congressi e convegni, ma sono perfette anche per cerimonie di premiazione o eventi commemorativi, onorari e solidali.
• Anniversari: rivolti più ai lavoratori stessi che non al pubblico esterno.
• Premiazioni: si tratta di galà o eventi che attirano l’attenzione di numerose persone, siano esse del settore stesso o esterne.

2.4. Fiere e mostre

Consentono alle aziende di mostrare i loro prodotti o servizi ad un vasto pubblico, ma anche dimostrare il loro successo e il loro valore aggiunto rispetto ai competitor.

Una volta chiarito l’obiettivo dell’evento, è necessario contestualizzare il progetto attorno ad un tema o ad un’idea. Ogni giorno si tengono centinaia di eventi, faccia a faccia o digitali, quindi creatività e originalità saranno determinanti per suscitare l’interesse e la sorpresa dei partecipanti.

La tua azienda abbraccia una filosofia green? Ecco tutto quello che devi sapere per organizzare un evento ecosostenibile!

3. Stabilisci un budget

Il fattore economico è una delle voci più importanti quando si tratta di capire come organizzare un evento aziendale, poiché molte delle decisioni che prenderai dipenderanno dal budget che hai a disposizione. Prima di iniziare l’organizzazione e la produzione di un evento, è fondamentale sapere quanto denaro potrai investire, per fare una proposta in base alle possibilità dell’azienda.

Con un po’ di creatività puoi ridurre i costi senza intaccare la qualità dell’evento, ad esempio ricorrendo agli sponsor per aumentare il budget. Tutte le tue decisioni influenzeranno il budget finale, ad esempio: “Quanti ospiti ci saranno? Menù o cocktail? Quali elementi decorativi sono necessari?“. Il budget a disposizione influenzerà, dunque, anche la tipologia di evento aziendale.

4. Definisci data e pubblico di destinazione

La scelta della data dell’evento è uno degli aspetti più importanti da tenere in considerazione quando si organizza un evento aziendale. Determinare il periodo dell’anno più appropriato per lanciare il prodotto sul mercato può influenzare il numero di partecipanti. Tanto per fare un esempio lampante, organizzare un evento aziendale nella settimana di Ferragosto può non essere una buona idea!

Anche la tipologia dell’evento è determinante nella scelta sia del giorno che dell’ora. Per una  presentazione del prodotto può essere più adatta la mattina, mentre per una cerimonia di premiazione è preferibile la sera insieme a una cena di gala.

Inoltre, sappi che non tutti gli eventi richiedono lo stesso tipo di pubblico. Un’organizzazione preventiva e l’attenta selezione degli ospiti è fondamentale per garantire il successo dell’evento. Valuta attentamente anche il numero di invitati, perché da questo dipende lo spazio in cui si svolgerà, il catering, i trasferimenti, ecc. Inoltre, se si tratta di un evento riservato, è necessario tenere conto della realizzazione di inviti personalizzati, che siano cartacei, o partecipazioni digitali.

5. Pianifica in anticipo

Una pianificazione preventiva di tutte le attività che si svolgeranno, un programma dettagliato che indichi le persone che devono intervenire in ogni momento e la prenotazione di tutti i servizi e gli elementi complementari con tempo sufficiente assicurano che l’evento sia esattamente come desiderato.

In genere le prenotazioni della location, la contrattazione del catering e di alcuni servizi sono i primi passi da compiere e vanno fatti con almeno due mesi di anticipo per assicurarsi che la data prescelta sia libera e per avere il tempo sufficiente per inviare gli inviti.

6. Trova la location perfetta

La scelta dello spazio giusto per un evento è un passaggio cruciale per il suo successo e dipende da tre fattori: il numero di partecipanti, il budget e, naturalmente, il tema o l’idea originale.

È importante scegliere uno spazio che sia facilmente accessibile, ben collegato e che consenta un facile parcheggio per gli ospiti che non possono raggiungerlo a piedi. Devi anche tenere conto del tempo e della possibilità di spostare il cocktail o la cena all’interno o all’esterno a seconda del tempo.

Sei stai organizzando un evento aziendale a Milano, in questo articolo ti consigliamo delle location perfette per un evento aziendale nella capitale degli affari. In alternativa, puoi trovare su Showgroup la location più adatta al tuo evento cliccando qui.

7. Trova i giusti fornitori

Soprattutto se sei alle prese con il tuo primo evento, probabilmente non avrai a disposizione dei nominativi di professionisti del settore a cui affidarti. Dove trovare dei nuovi possibili fornitori? Su internet potrai trovare le proposte più disparate ma, per affinare la ricerca, puoi affidarti ad un portale specifico come Showgroup, che raccoglie i migliori professionisti del settore eventi, a cui chiedere informazioni ma anche preventivi.

Prima di iniziare a richiedere preventivi, ecco alcune categorie di professionisti di cui potresti aver bisogno:

• Service audio, luci e ledwall: nell’organizzazione di un evento, il noleggio di service audio, luci e ledwall gioca un ruolo molto importante. Sono attrezzature essenziali per una riuscita fluida e senza intoppi, per dare una buona immagine dell’organizzazione ma anche per evocare tutta una serie di emozioni nei partecipanti.
• Ditta di catering. Scegliere il catering giusto è fondamentale per la buona riuscita dell’evento. Anche se si ha in mente una cena informale, la qualità del cibo e delle bevande è fondamentale. L’azienda di catering che fa per te e il tuo evento non sarà necessariamente quella con le migliori recensioni o il cuoco più esperto, ma quella in grado di soddisfare tutte le tue esigenze e le tue aspettative.
• Private chef. Uno chef professionista può dare una grande svolta al tuo evento, soprattutto se si tratta di una cena di gala o un’occasione di prestigio. Inoltre, è estremamente importante quando si tratta di pianificare menù aziendali inclusivi dai requisiti particolari.
• Fotografi e videomaker. Poter contare su fotografi e videomaker professionisti permette di avere del materiale di buona qualità da sfruttare soprattutto ai fini professionali, per la condivisione social e sul sito web. Puoi anche pensare di organizzare dei backstage, delle interviste ai partecipanti, oppure delle dirette streaming. Ad ogni modo, ti consigliamo sempre di affidarti ad un fotografo specializzato in eventi, come Promoitalia, con le competenze necessarie per cogliere l’attimo e riprendere ogni momento significativo dell’evento.

8. Richiedi le autorizzazioni

Alcuni aspetti come il volume e l’orario della musica, i requisiti che il cibo servito deve soddisfare o le norme di sicurezza da osservare devono essere presi seriamente in considerazione quando si tratta di capire come organizzare un evento aziendale. Il più delle volte, i professionisti incaricati delle diverse forniture si assumono la responsabilità di questi problemi, ma informarsi in anticipo non fa mai male per evitare imprevisti.

9. Conta su un team organizzativo

Molte volte, gestire tutti i dettagli di un evento aziendale può essere difficile per una sola persona, quindi può essere interessante designare un gruppo che si occupi di coprire tutti gli aspetti necessari. Può essere un team configurato tra i membri dell’azienda o può essere affidato a un organizzatore di eventi professionista. Su Showgroup puoi trovare gli event planner più vicini a te, ma anche hostess e steward per curare l’accoglienza e l’intera gestione dell’evento.

10. Stabilisci la timeline e il programma delle attività

In questa fase del piano d’azione, tutti i professionisti coinvolti nel progetto si incontrano per definire il programma delle attività dell’evento. Questa è una fase essenziale poiché di solito sorgono battute d’arresto e imprevisti che dovranno essere risolti rapidamente affinché la qualità dell’evento non ne risenta.

Senza dubbio un evento aziendale è un’esperienza che deve fare una piacevole impressione sugli ospiti, affinché se ne ricordino sempre. Le attività sono il modo migliore per coinvolgere i partecipanti e renderli partecipi dell’esperienza mentre si divertono. Qualche esempio?

• attività di show cooking;
• degustazioni enogastronomiche;
• attività di team building;
• masterclass da parte di esperti del settore;
• realtà aumentata;
• photobooth;
• esperienze sensoriali;
• accompagnamento musicale dal vivo;
• spettacoli di artisti circensi;
• performance artistiche;
• spettacoli di illusionismo.

In qualità di organizzatore, dovrai assicurarti che il programma pianificato si svolga senza intoppi, coordinare il lavoro di tutti gli attori coinvolti e supervisionare il corso dell’evento, nonché valutare la soddisfazione dei partecipanti.

11. Pubblicizza l’evento

In certi casi, soprattutto quando si organizza un evento aziendale aperto al pubblico, è necessario pensare ad una campagna di comunicazione che attiri la tipologia di cliente che abbiamo selezionato. Sia attraverso i social network, i media o via e-mail, è essenziale pianificare la strategia di marketing con largo anticipo affinché sia ​​efficace. Ricordati che originalità ed efficienza devono andare di pari passo per raggiungere gli obiettivi.

Puoi utilizzare i social network attraverso i profili aziendali sfruttando le loro opzioni di segmentazione del pubblico di destinazione. Potresti anche creare un sito web solo per l’evento, in modo che funzioni come una pagina di destinazione in cui raccogliere tutte le informazioni sull’evento e incoraggiare gli interessati a registrarsi.

Reclutare influencer per pubblicizzare l’evento sui loro social network è un’altra strategia di marketing molto efficace, anche se puoi utilizzare canali più convenzionali che continuano ad avere un grande impatto sul pubblico come radio, televisione o stampa locale. Ricorda che pubblicizzare l’evento è un passaggio fondamentale per il suo successo.

12. Misura i risultati dei tuoi eventi aziendali

Gli eventi aziendali sono un ottimo modo per acquisire nuovi clienti, ma è di vitale importanza stabilire alcune metriche e analizzare i dati per sapere se le aspettative sia dei partecipanti che delle tue sono state soddisfatte, ovvero se gli obiettivi sono stati raggiunti.

Per misurare il livello di efficacia del tuo evento, puoi misurare diversi KPI o indicatori chiave, a seconda del tipo di evento in questione, come ad esempio:

• Indicatori quantitativi: spese vs. entrate, vendita di biglietti, numero di prodotti venduti all’evento, vendite dopo l’evento, ecc.
• Indicatori qualitativi: impatto sui social network, sondaggi sull’esperienza dei partecipanti all’evento, comunicati stampa e citazioni sui media, interesse per il marchio dopo l’evento, ecc.

In questo modo potrai misurare con esattezza il successo dell’evento, l’assistenza, i dettagli andati a buon fine e quelli da migliorare per realizzare gli eventi futuri.