Come organizzare un evento aziendale
Organizzare un evento aziendale non è cosa semplice. Ogni evento è infatti unico e particolare, caratterizzato da una serie di variabili che dipendono principalmente dagli obiettivi e dal pubblico a cui si rivolge.
Quali obiettivi può avere un evento aziendale? Oltre a fare networking, organizzare periodicamente eventi aziendali può servire a:
- Creare e diffondere contenuti aziendali
- Migliorare le relazioni tra i dipendenti della stessa azienda
- Premiare e valorizzare le risorse (dipendenti, dirigenti, ecc.) per i successi conseguiti
- Rafforzare l’immagine positiva dell’azienda
- Incrementare le vendite
Per realizzare un evento di successo e assicurarsi che le persone invitate (dipendenti, clienti, altri eventuali stakeholders) vadano via con un gran bel ricordo dell’ azienda, è necessario seguire alcuni passi fondamentali.
Pianificazione e briefing
La fase di pianificazione è il punto di partenza per l’organizzazione di qualsiasi tipo di evento. Per tale ragione il briefing deve essere molto dettagliato e tutti gli addetti ai lavori devono avere ben chiare le finalità dell’evento e i compiti da svolgere nei rispettivi ruoli.
Le dimensioni dell’evento aziendale dipenderanno dal budget a vostra disposizione. Esso determinerà, insieme agli obiettivi, il format e la creatività dell’evento e quindi, la scelta della location, del catering, di eventuali forme di intrattenimento con la partecipazione di artisti e performer.
Altro aspetto cruciale consiste nella scelta del team e nell’assegnazione dei compiti. Organizzare un evento aziendale richiede competenza e precisione e se la vostra azienda non è dotata di un team interno, deputato a curarne i vari aspetti organizzativi, è consigliabile rivolgersi ad esperti del mestiere che saranno in grado di creare un evento aziendale su misura per la vostra organizzazione.
In questo caso, noi di Showgroup.it possiamo darvi qualche consiglio:
Come scegliere la giusta location per un evento aziendale
Dopo aver stabilito gli obiettivi dell’evento aziendale, il budget e di conseguenza la tipologia o format (meeting, congresso, cena di gala, serata di intrattenimento, ecc.), è il momento di decidere la location. Assicuratevi che la capienza sia idonea al numero di partecipanti previsti, soprattutto in linea con le nuove norme di sicurezza per la prevenzione del Covid-19: ecco le norme di sicurezza.
Per non sbagliare è meglio cercare di capire in anticipo il numero esatto dei partecipanti in modo da evitare errori come l’affitto di uno spazio troppo grande che potrebbe risultare dispersivo e dare l’idea che l’evento abbia avuto scarso successo, sia troppo piccolo con il rischio di non poter rispettare le giuste distanze.
L’evento può essere chiuso, su invito, oppure aperto ma con un limite di partecipanti. In questo caso si può stabilire una scadenza per le iscrizioni così da avere un’idea di quante persone ci saranno e scegliere la location della dimensione giusta.
Altro fattore importantissimo nella scelta della location è l’ubicazione. Chi partecipa all’ evento aziendale deve poterla raggiungere senza troppe difficoltà, quindi considerate sempre questi elementi:
- Vicinanza alla fermata della metropolitana e collegamenti con altri mezzi pubblici di superficie
- Parcheggio, interno alla location dell’evento aziendale o vicinanza di box auto a pagamento convenzionati
- Vicinanza di altri servizi come ristoranti e hotel per il pernottamento. Se si tratta di un congresso della durata di più giorni o di una festa aziendale organizzata per i dipendenti o manager dislocati sul territorio nazionale e internazionale, è necessario garantire un servizio di ospitalità
- Facile raggiungibilità da stazioni ferroviarie e aeroporti
Se invece decidete di organizzare il vostro evento aziendale fuori città, in una location esclusiva e lontana dal caos urbano, assicuratevi di garantire un’adeguata rete di trasporti ai partecipanti.
Noleggio minibus e pulmini:
Blandano Noleggio con conducente
In base alla tipologia e profilo dell’evento aziendale, potete scegliere tra teatri, hotel, agriturismi o dimore storiche.
Ad esempio, nel caso di un congresso, di un meeting o di un evento di premiazione organizzato per valorizzare le risorse più meritevoli all’interno della vostra azienda, un teatro potrebbe essere la scelta che fa per voi. Ve ne consigliamo alcuni dalla nostra piattaforma Showgroup.it:
Fondazione culturale San Fedele
Se, invece, volete ospitare l’evento aziendale in un ambiente di alto profilo potete puntare su un hotel di lusso con una sala interna dedicata agli eventi e con tutti i confort a disposizione per i partecipanti:
Grand Hotel Courmayeur Mont Blanc
Se l’evento aziendale avrà luogo in un periodo dell’anno segnato dal bel tempo potreste optare per un hotel o un agriturismo con giardino dove allestire il catering per il lunch e consentire ai presenti di fare pubbliche relazioni e di incontrare i relatori, nel caso di meeting e congressi, durante la pausa. Oppure potreste approfittarne per organizzare un aperitivo a fine giornata.
Le Torracce Agriturismo Olistico
Se invece avete scelto come format dell’evento una cena di gala per il lancio di una nuova linea di business o per una raccolta fondi, e la vostra intenzione è impressionare gli stakeholder coinvolti accogliendoli in una location esclusiva, potreste considerare l’atmosfera suggestiva di una dimora storica.
Allestimento della location
Ci sono varie tipologie di evento aziendale, ma l’estetica vuole sempre la sua parte. Anche se si tratta di un evento piccolo al quale si addice un allestimento sobrio e minimalista, ricordatevi che l’evento aziendale è sempre un’occasione di visibilità per il vostro brand e una location allestita ad hoc aggiunge di certo valore all’immagine dell’azienda. Su Showgroup.it troverete professionisti capaci di valorizzare al meglio l’immagine della marca realizzando un ambiente su misura per l’evento.
Scegliere la tecnologia adeguata per un evento aziendale
In base alla tipologia di evento avrete certamente bisogno di attrezzature audio e video e di tecnici pronti ad assistervi per qualsiasi evenienza. Magari i relatori invitati durante il meeting avranno preparato delle slide per accompagnare il loro intervento ed è necessario assicurarsi che la trasmissione dei contenuti sia di alta qualità. Vi segnaliamo di seguito alcuni service ai quali potrete rivolgervi per la fornitura di tecnologie ad hoc e di assistenza tecnica.
Show Vision – event thechnology
Accoglienza e sicurezza
L’accoglienza è un aspetto fondamentale per assistere gli ospiti dell’evento aziendale dall’inizio alla fine. Vi serviranno quindi hostess e steward qualificati per svolgere diversi compiti, da operazioni di check-in e check-out degli ospiti, alla distribuzione di materiale informativo e di gadget, al guardaroba, ecc.
Cordialità, professionalità e ottimo standing sono requisiti essenziali. Qui vi consigliamo i nomi di alcune agenzie.
Metroservices General Contractor Spa
Altrettanto importante è dotarsi di personale addetto alla sicurezza, soprattutto per eventi più grandi, per i quali sono previste molte persone, testimonial e ospiti illustri.
Bar e catering
Che si tratti di un piccolo aperitivo o di una sontuosa cena di gala, la qualità del cibo e delle bevande servite agli ospiti è una priorità. Chi partecipa al vostro evento aziendale deve conservarne un ottimo ricordo sotto tutti i punti di vista. Non vogliamo cadere proprio sul cibo, giusto? Anche in questo caso la raccomandazione è di affidarsi a professionisti esperti e qualificati e noi ve ne consigliamo alcuni.
MC Catering – Food Creation and Events
Se invece volete stupire gli invitati ad una cena di gala con delle pietanze ricercate e magari impiattate in modo creativo e un po’ scenico, vi segnaliamo alcuni chef di comprovata professionalità ed esperienza. Gli ospiti resteranno a bocca aperta. Garantito.
Intrattenimento
Se state organizzando un grosso evento aziendale e volete far divertire i partecipanti con uno spettacolo teatrale alla fine di un meeting o di congresso, oppure vorrete intrattenerli durante la cena di gala con buona musica e sketch comici o altre performance, vi indichiamo i nomi di alcuni professionisti dello spettacolo da ingaggiare per far vivere ai presenti un’esperienza unica e indimenticabile, che porteranno con loro una volta finito l’evento, continuando ad associare al vostro brand un ricordo positivo.
Cantanti:
Band:
Comici:
Il vigile palermitano Francesco Rizzuto
Attori:
Ballerini:
Valentina D’Amore Events Performer
Questi sono solo alcuni dei nostri artisti, ma ne troverete molti altri all’interno di Showgroup.it. Ogni profilo è accompagnato da una scheda dettagliata, completa di foto e video delle loro migliori esibizioni. C’è solo l’imbarazzo della scelta.
Sempre a proposito di intrattenimento, se avete deciso di concludere l’evento movimentando un po’ l’atmosfera, ad esempio nel caso di una festa aziendale dedicata ai dipendenti, vi segnaliamo alcuni di DJ e Vocalist dalla nostra vetrina.
DJ:
Vocalist:
Testimonial e Influencer
Sulla base degli obiettivi dell’evento aziendale, della tematica e del settore della vostra azienda, potreste avere bisogno di un Influencer che amplifichi la visibilità del brand sui Social media raggiungendo un pubblico possibilmente in target e attirando persone all’evento.
Fotografia, video e comunicazione
Oggi più che mai l’immagine è importante e vi servirà comunicare l’evento aziendale in modo appropriato sui Social media, diffondendo foto e video di qualità in grado di coinvolgere il vostro pubblico avvicinandolo ancora di più all’ azienda. Ricorrete perciò a fotografi e videomaker di professione per catturare i momenti salienti dell’evento e condividerli successivamente con i follower.
Mario Bonucci – Videomaker e fotografo
Qualsiasi sia il format e il tema del vostro evento aziendale, speriamo che questo articolo possa esservi utile.
Ultima raccomandazione, ma non meno importante, non dimenticate di andare su Showgroup.it e lasciare un Wow al professionista contattato e di aiutarlo con una recensione positiva.
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