Hostess e steward sono figure importantissime in un evento: sono, infatti, il biglietto da visita dell’azienda.

Accolgono, informano, alle volte propongono e rappresentano quindi la prima “interfaccia” tra il pubblico e chi ha promosso l’evento, sia esso sportivo, culturale o commerciale.
Ecco perché dietro queste professionalità non c’è solo la bella presenza: hostess o steward devono essere capaci di caratterizzare positivamente l’avvenimento e fare sentire a proprio agio i partecipanti.
Contribuiscono infatti all’impressione e all’immagine che si avrà della vostra azienda e della manifestazione e, quindi, al successo finale di ciò che avete ideato.

Si tratta quindi di ruoli che non vanno sottovalutati e che vanno scelti con cura. Se volete organizzare un convengo, un congresso o un qualsiasi appuntamento, potete decidere di selezionare direttamente voi le figure per questa funzione oppure (come capita di solito) affidarvi a un’agenzia specializzata. Fare la hostess o lo steward per un evento non è infatti semplice come può sembrare di primo acchito. Dietro quella frase (“bella presenza”) che si trova spesso negli annunci per questi ruoli, non c’è solo estetica, ma anche doti caratteriali e comportamentali specifiche e una buona cultura generale.

Vediamo ora di cosa si occupa nello specifico una hostess per eventi (esistono anche gli steward, ma rimane ancora una occupazione prevalentemente femminile) e quali caratteristiche le sono richieste.

Il lavoro di hostess e steward

Hostess e steward sono figure che affiancano gli organizzatori durante eventi di ogni tipo. Possono essere coinvolti sia prima, nell’ambito dell’allestimento, ma soprattutto durante l’avvenimento.

È soprattutto nel corso della manifestazione che il loro ruolo assume grande importanza.
Oltre al supporto organizzativo, infatti, si occupano di accogliere e accompagnare il pubblico nonché fornirgli indicazioni e assistenza in caso di necessità.

Un partecipante non sa in quale sala si svolge il workshop che volete seguire? Oppure ha perso gli orari o la programmazione della giornata di congresso? Hostess e steward saranno il suo punto di riferimento per ottenere le informazioni.

Spesso, inoltre, chi ricopre questo ruolo può avere anche funzioni di hostess promoter: in questo caso, alle mansioni già citate si aggiunge la promozione del brand aziendale o di un prodotto. Questa figura di solito viene usata negli stand, siano essi fieristici o allestiti in altri spazi commerciali. Più avanti, affronteremo nello specifico il tema.

Hostess congressuali

Solitamente, per questo tipo di lavoro, hostess e steward si coordinano con altre figure professionali, come ad esempio il Responsabile del Centro Congressi o gli organizzatori dell’evento.
Per reperire le hostess, vi siete affidati a un’agenzia specializzata? In questo caso, si tratta di persone che hanno già una formazione di base generale. Serve però una formazione anche per l‘evento specifico.

Di solito, quindi, prima dell’appuntamento, si tiene un briefing con l’azienda o l’ente organizzatore, per definire quali mansioni sono richieste. Nel corso di questa riunione, hostess o steward ricevono tutte le informazioni necessarie sulla manifestazione: dal tipo di evento ai temi trattati agli ospiti.

Prima dell’inizio, queste figure professionali di solito aiutano negli allestimenti; ad esempio, si possono occupare di:

★ preparare il tavolo dei relatori (posizionando le targhette con i nomi, le bottiglie d’acqua, i fiori);

★ allestire l’area accoglienza;

★ posizionare la cartellonistica informativa.

 

Nel corso dell’evento, invece, il loro ruolo si sviluppa soprattutto nell’accoglienza dei partecipanti:

★ attende all’ingresso gli invitati, li saluta e dà loro il benvenuto, facendoli sentire a proprio agio;

★ se necessario, procede alla registrazione e alla consegna dei badge;

★ consegna programma, materiale informativo e gadget;

★ fornisce le informazioni su come muoversi all’interno della location, sulla disposizione delle varie sale, su dove si trovano guardaroba, servizi igienici e buffet;

★ può anche accompagnare in sala gli invitati;

★ sa rispondere alle domande degli ospiti sull’organizzazione logistica dell’evento.

★ rimane a disposizione nel corso della manifestazione, sia per intervenire tempestivamente nel caso serva, sia per segnalare eventuali problematiche all’organizzatore.

Al termine dell’evento, si occupa delle attività di chiusura, come la consegna degli attestati di partecipazione o la somministrazione di questionari ai partecipanti. Infine, può accompagnarli alle uscite e occuparsi del riordino delle sale.

Nel caso di eventi che durano più giorni, le hostess possono accompagnare gli ospiti negli spostamenti.

Hostess promoter

Come abbiamo accennato in precedenza, ai classici compiti di cui solitamente si occupa una hostess (o uno steward), si può aggiungere quello della promozione.
In questo caso, si parla più specificatamente di promoter.

Di solito, si tratta di figure impiegate durante le fiere o quando un’azienda allestisce uno stand in un centro commerciale o in altra sede, per lanciare, ad esempio, un nuovo prodotto o servizio.  

In questo caso, il professionista deve avere un’ottima conoscenza del prodotto e dell’azienda, per proporlo ai potenziali clienti con competenza e saper rispondere alle loro domande con precisione.

La hostess si occuperà quindi di coinvolgere il visitatore, motivandolo a compiere un’azione (provare un profumo, assaggiare una nuova miscela di caffè).
La figura della hostess, quindi, diventa brand ambassador e il suo ruolo vira maggiormente sulla promozione e il marketing (field merketing, per la precisione). È quindi fondamentale che sappiano avvicinare il prodotto al pubblico e trasmettere i valori e gli obiettivi del marchio. Bisogna fare attenzione, però, a non essere troppo insistenti.

Un promoter ha il compito di:

★ attirare l’attenzione dei visitatori;

★ distribuire materiale informativo (ed eventuali gadget);

★ rispondere alle richieste di approfondimento e chiarimento.

In alcuni casi, inoltre, può gestire le dimostrazioni del nuovo prodotto o servizio dedicate al pubblico. Quando lo stand è allestito in centri commerciali o negozi, poi, è il promoter che si occupa del sampling (ossia di regalare campioni gratuiti).

Spesso, infine, redigono un report di fine giornata. Come le hostess vengono coinvolte nell’allestimento della location, così i promoter contribuiscono alla preparazione dello stand e al suo successivo smontaggio. È raro, invece, che abbiano una funzione di consulenza commerciale, di cui appunto si occupa solitamente il commerciale dell’azienda.

L’importanza di questa figura negli eventi

Non ci stancheremo di ripeterlo: che si tratti di fiere, congressi, convegni o cene di gala, quella della hostess è una figura fondamentale per la riuscita dell’evento.

Si tratta, infatti, dei ruoli maggiormente coinvolti nel contatto diretto (face to face) con visitatori, ospiti e pubblico. Rappresentano quindi il volto dell’azienda e devono saperne trasmettere anche la personalità.

Provate a immaginare di arrivare ad una manifestazione, spaesati perché non conoscete bene il luogo. Che effetto può avere non trovare informazioni? Che sensazione può dare un’accoglienza di scarsa qualità?

L’obiettivo di un qualsiasi avvenimento aziendale è di essere ricordato come un’esperienza positiva e di lasciare un ricordo favorevole nei partecipanti, che consolidi l’immagine dell’azienda stessa.
Ecco allora che un sorriso accogliente all’arrivo, una persona gentile e cordiale che sa fornire le informazioni e sa mettere a proprio agio i partecipanti, contribuisce in maniera determinante a costruire una buon impressione che si riverbera su chi, l’evento, lo ha organizzato.

Ecco perché è importante che a ricoprire questo ruolo siano persone gradevoli, professionali e disponibili.
Caratteristiche che se appartengono al “volto” dell’azienda, sarà naturale attribuire all’azienda stessa.

L’immagine

Ora che abbiamo capito cosa fa una hostess o uno steward nel corso di un evento, possiamo approfondire il tema di quali caratteristiche debba avere questa figura professionale.

Innanzitutto, partiamo dal classico “bella presenza”. Ci sono, infatti, alcune qualità estetiche che vengono richieste e cioè un aspetto gradevole.

In questo senso, non è necessario essere una modella: l’importante è presentarsi in maniera curata e ordinata, senza eccessi. Un vincolo può essere dato dall’altezza: a volte le agenzie pongono il limite minimo di 1,70 metri. La cosa migliore è optare per pettinature eleganti (ma senza essere troppo sofisticate), e trucco leggero, prediligendo un aspetto naturale.

Per quanto riguarda l’abbigliamento, in alcuni casi, le agenzie o l’azienda stessa forniscono una divisa specifica; in altri casi, spetta alla hostess scegliere come vestirsi, anche se di solito vengono definiti stile e colori ammessi; spesso, si usano il bianco, il nero e il blu. Anche in questo caso, vanno assolutamente evitati gli eccessi: sobria eleganza è la parola d’ordine. La cosa migliore, inoltre, è scegliere capi comodi perché andranno indossati per molte ore. Stesso discorso per le scarpe: meglio optare per tacchi bassi che permettono di resistere tutta la giornata senza sofferenza!

Le doti personali

Come abbiamo detto, le hostess si interfacciano direttamente con il pubblico e questo richiede alcune attitudini personali:

★ dinamicità, gentilezza e disponibilità. Chi fa questo lavoro deve avere una buona capacità di relazionarsi con le persone, in maniera positiva e cordiale. Deve sapere porsi in maniera gradevole e rispondere alle richieste del pubblico con competenza e professionalità.

★ pazienza e self control. È fondamentale non perdere mai la calma, anche davanti a persone scortesi o in situazioni difficili.

★ capacità di lavorare in gruppo.

★ buone doti comunicative e interpersonali. Nel corso di un evento, si ha a che fare con molte persone diverse ed è fondamentale riuscire a trattarle sempre con garbo.

★ capacità di problem solving. Per quanto un evento sia curato in ogni minimo dettaglio, infatti, difficilmente tutto andrà secondo i piani. Ecco allora che una hostess deve essere in grado di superare piccoli intoppi. Inoltre, è importante riuscire a risolvere eventuali problemi dei partecipanti. Chi fa questo lavoro, deve cercare di non rispondere mai con “Non è di mia competenza” o “Non lo so”: meglio piuttosto confrontarsi con un collega o spiegare dove la persona potrà trovare le risposte di cui necessita.

★ capacità organizzative.

★ doti persuasive. Si rivelano importantissime nel caso alla figura venga appunto richiesto anche di promuovere un marchio, un prodotto o un servizio all’interno dello stand.

★ flessibilità. Non solo perché una hostess, nel tempo, presenzia a molti tipi di eventi diversi, ma anche perché si tratta di un lavoro dagli orari abbastanza impegnativi. Può durare una giornata (come nel caso di un convegno), ma anche l’intero week end (come per le fiere o i congressi da più giorni). Di solito, si trascorrono molte ore in piedi, è necessario rimanere sempre concentrati e saper gestire lo stress.

Le competenze necessarie per il ruolo

Non si tratta di un ruolo che richiede specifiche competenze tecniche o titoli di studio particolari.

Questo non toglie che sia fondamentale avere una buona cultura generale di base e delle elevate proprietà di linguaggio. Sempre più spesso, inoltre, è richiesta la conoscenza di un’altra lingua, in particolare l’inglese, un requisito che diventa fondamentale nel caso di eventi internazionali, siano fiere o congressi.

La hostess, infatti, deve svolgere le sua mansioni di accoglienza e punto di riferimento per le informazioni anche nei confronti dei visitatori stranieri. Inoltre, può capitare che le siano affidati compiti di traduzione.

È importante infine maturare l’esperienza sul campo, requisito sempre apprezzato da un’azienda. Alcune hostess e steward, inoltre, si specializzano in eventi di settore (dal medico all’agroalimentare all’informatico), cosa che permettere anche di accrescere la competenza del linguaggio tecnico e delle dinamiche specifiche.

La formazione

Anche se il mercato offre la possibilità di seguire corsi professionalizzanti, non è necessario un percorso di studi specifico per fare questo lavoro, ma ciò non significa che non sia necessaria una formazione.
Di solito, quando si lavora con un’agenzia, si segue una formazione interna, affiancando un professionista che ha già esperienza.

A questo poi si aggiunge il briefing con l’azienda prima dell’evento, per capire il tipo di avvenimento e le mansioni richieste, gli aspetti organizzativi e logistici. In questo senso è bene prestare molta attenzione alle informazioni che verranno date e avere una profonda conoscenza dell’appuntamento e di ogni dettaglio.
Può essere utile, prima di un avvenimento, programmare un sopralluogo della location per memorizzare le sale e i luoghi più importanti così da poter dare informazioni puntuali ai visitatori. Inoltre, può essere utile provare a osservare il tutto immedesimandosi nel pubblico, in modo da anticipare eventuali richieste.

Nel caso di promoter, infine, è davvero fondamentale la conoscenza dell’azienda e del prodotto che si vuole spingere per non essere impreparati alle domande di approfondimento.

Come detto, c’è anche chi si specializza in determinati ambiti, cosa che consente, nel tempo, di padroneggiare meglio la materia.

Come diventare hostess e steward

Di solito, questo è un lavoro intermittente, svolto a chiamata. Per questo, viene scelto soprattutto da studentesse e studenti per arrotondare le entrate con un’occupazione part time.

Ma come si fa a diventare hostess?

Di solito, chi organizza un evento si affida ad agenzie specializzate per trovare queste figure, soprattutto se ne cerca molte contemporaneamente. Tentare la strada come freelance, quindi, è complicato perché è necessario farsi conoscere e trovarsi i clienti da soli.
La cosa migliore, quindi, è candidarsi con una di queste agenzie per farsi inserire nel database, indicando anche la disponibilità agli spostamenti. Bisogna preparare un curriculum aggiornato e completo di due foto (viso e figura intera). Si verrà poi ricontattati quando si presenterà una opportunità di lavoro.

Se si è interessati a lavorare per un evento specifico (ad esempio un festival di cinema), si può tentare la candidatura diretta. Anche in questo caso, però, dipende se ad occuparsi della selezione è un soggetto esterno.

Basta fare una ricerca specifica su internet, comunque, per trovare gli annunci per questo lavoro. È sempre importante assicurarsi di avere a che fare con interlocutori seri e affidabili.

Hostess e steward guadagnano circa dagli 80 ai 100 euro per una giornata di 8 ore. Il compenso, però, può aumentare a seconda di diversi fattori, come orari di lavoro (la sera viene pagata di più, solitamente) e spostamento da casa. Inoltre, la retribuzione cresce se vengono chieste mansioni particolari (come il servizio di traduzione) o maggiori conoscenze specifiche su un tema.

E per il futuro? Questo ruolo consente di sviluppare diverse competenze trasversali, come ad esempio la capacità di relazionarsi con il pubblico, il problem solving e le doti di comunicazione. Soft skills che possono essere utili per una professione nel marketing, nel turismo, nell’assistenza clienti e, ovviamente, nell’organizzazione di eventi.