Sondaggio post evento: perché e come crearlo

Mentre Luigi ti ha detto che la musica dal vivo era fenomenale, Monica pensa che fosse un po’ troppo alta. Beh, devi prendere in considerazione entrambe le campane perché, quando si tratta di esperienze, le opinioni differiscono da una persona all’altra.

Ecco perché dopo ogni evento che ospiti, virtuale o in presenza, ti rimangono infinite domande come “Il risultato è stato all’altezza delle sue aspettative?“, “Quali aspettative avevano i partecipanti?“, “Quali parti del programma hanno funzionato (o non hanno funzionato)?”, e altro ancora.

Soprattutto, la più grande preoccupazione che probabilmente avrai riguarderà le esigenze in continua evoluzione del mercato degli eventi, anno dopo anno. I sondaggi post-evento sono la principale fonte di analisi del successo o del fallimento di un evento. Ora, quali sono esattamente gli obiettivi dell’invio di sondaggi dopo un evento?

Qual è l’obiettivo di un sondaggio post-evento? 

Misurare la soddisfazione dei partecipanti

Gli eventi possono significare cose diverse per persone diverse. Chiedere ai partecipanti la loro esperienza ti aiuterà a capire quanto siano soddisfatti, se l’evento è stato all’altezza delle loro aspettative e se torneranno anche per la prossima occasione. Puoi anche verificare se le loro risposte siano in linea con i KPI del tuo evento.

Coinvolgere gli sponsor

Ricevere feedback di qualità dai tuoi partecipanti ti dà solo un quadro parziale del successo o del fallimento del tuo evento. È altrettanto importante ricevere feedback anche dai tuoi sponsor. Gli sponsor hanno ricevuto il giusto trattamento? Hanno avuto una buona visibilità? Le risposte a queste domande ti aiuteranno quando contatterai altri sponsor per il tuo prossimo evento.

Migliora l’esperienza dei partecipanti

Scopri cosa è piaciuto di più agli ospiti del tuo evento. Che si tratti di musica, cibo, illuminazione o atmosfera, scopri cosa ha funzionato e cosa no. Cerca di capire se l’evento è stato utile per il tuo partecipante e se gli sono piaciuti i suoi relatori. Analizza i relatori e le sessioni più apprezzate per valutare gli interessi del tuo pubblico.

Valuta le prestazioni del tuo team

Abbiamo parlato di quanto sia importante il lavoro di squadra, soprattutto in lavori ad alto stress come la gestione di eventi. Chiedere ai tuoi dipendenti o membri del team la loro esperienza durante l’evento ti aiuterà a migliorare la loro esperienza lavorativa e produttività.

Come realizzare un sondaggio post-evento? Consigli e suggerimenti

I sondaggi post-evento possono avere domande dicotomiche (ad esempio, formato sì o no), scelte multiple (quando hai categorie specifiche da valutare), valutazioni (dove indichi un numero su una scala come misura della tua esperienza) o essere a tempo indeterminato per comprendere in dettaglio le prospettive dei partecipanti.

Tuttavia, una cosa importante da ricordare durante la stesura di un sondaggio è che devi porre le domande giuste per ottenere le risposte giuste.

Ecco alcuni suggerimenti per redigere un sondaggio post-evento per il tuo evento.

Sii breve e semplice

I sondaggi ti consentono di capire come è andato l’evento per i partecipanti, gli sponsor o i dipendenti. È importante rendersi conto che le persone potrebbero non essere in grado di rispondere a domande molto lunghe come: “Provieni dal settore XYZ? Se sì, dicci su cosa si sta concentrando la tua organizzazione, gli ultimi sviluppi, i nuovi progetti, i tuoi obiettivi e in che modo questo evento ti ha aiutato.”

Nessuno vuole leggere una domanda così lunga. Invece, mantieni le tue domande semplici e facili da capire. Ad esempio, “In termini di valore aggiunto, quale interventi hai apprezzato di più?” — seguito dai nomi delle sessioni e da una scala Likert è molto più diretto e facile da capire.

Raggiungi rapidamente le domande importanti

Chiedi solo le cose importanti. Non tergiversare e non farne una seccatura. Poni prima la domanda più importante del tuo sondaggio. In questo modo puoi coinvolgere rapidamente i partecipanti nel sondaggio. Ancora meglio sarebbe incorporare il sondaggio completo nella loro e-mail in modo da non doverli inviare a un’altra applicazione.

Indica il tempo di completamento

Le barre di avanzamento danno la soddisfazione di completare rapidamente un sondaggio. Fornisci un limite di tempo stimato per il completamento del sondaggio in modo che i partecipanti sappiano quanto sono vicini al completamento del sondaggio. E non porre troppe domande su una singola pagina. Mantieni il sondaggio breve, lungo circa cinque domande. Sposta il resto alla pagina successiva.

Copri tutte le possibilità

Offri ai tuoi intervistati tutte le opzioni possibili quando utilizzi domande a scelta multipla. Se pensi che i partecipanti possano avere altre risposte di cui non sei sicuro, è meglio aggiungere un campo “Altro” con un’opzione di testo in cui inseriscono la loro scelta.

Premio per incoraggiare la partecipazione

I partecipanti sono molto più motivati ​​a contribuire al sondaggio quando vengono incoraggiati con una piccola ricompensa. Tuttavia, il riconoscimento non dovrebbe essere così importante da diventare l’unico motivo per rispondere al sondaggio.

Mentre i partecipanti, i relatori e gli sponsor potrebbero essere pronti a rispondere a un paio di domande che hai e offrire un feedback, è importante che tu conosca il luogo e il momento giusto e le domande da porre.

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