Evento aziendale? Organizzalo in uno stadio!
Stai organizzando un evento in grande stile e ti aspetti un gran numero di partecipanti? Che si tratti di un concerto o di un grande meeting aziendale, allora potresti prendere in considerazione l’idea di affittare uno stadio o un’arena!
Di seguito ti daremo qualche consiglio per aiutarti a pianificare un evento in una location così impegnativa!
Evento in uno stadio? Ecco cosa considerare
Come organizzare un evento in uno stadio senza impazzire nell’impresa? Che tu sia alla prima esperienza o che abbia alle spalle già molti eventi, ci sono poche cose che intimidiscono più di un evento in uno stadio, complesso per sua natura, in cui il tempismo preciso e la pianificazione sono fondamentali. Ecco tutti gli aspetti da considerare passo dopo passo.
Decidi il budget
Prima ancora di iniziare a pianificare il tuo evento in uno stadio, dovrai scegliere un budget complessivo per il tuo evento. Il budget ti aiuterà a decidere quante persone puoi invitare, quanto grande dovrà lo spazio di cui avrai bisogno, che tipo di catering e allestimenti dovrai richiedere e altro ancora. Il prezzo di solito varia a seconda delle dimensioni e della capienza dello spazio. Tuttavia, se hai bisogno di altre fonti di finanziamento, potresti cercare degli sponsor oppure aumentare le entrate attraverso la vendita di merchandising.
Fissa un obiettivo
Per scegliere la location più adatta dovrai prendere in considerazione il tipo di evento che stai organizzando. Forse il tuo evento è una cerimonia di premiazione aziendale o forse è un incontro di lavoro più piccolo o anche solo un divertente evento di beneficenza? Una volta definito lo scopo del tuo evento, sarai in grado di scegliere meglio quale arena o stadio è giusto per te. Alcuni stadi includono sale da ricevimento, centri congresso e spazi polifunzionali, come ad esempio il Dacia Arena Meeting Center, mentre altri non offrono molti spazi aggiuntivi oltre al campo vero e proprio.
Verifica l’attrezzatura disponibile
Non tutte le location mettono a disposizione l’attrezzatura necessaria per organizzare un evento. Alcuni stadi possono fornire impianti audio e video, tavoli, sedie e allestimenti, ma non darlo per scontato. Prenota e noleggia l’attrezzatura scenica (luci, impianto audio, ed eventualmente il palco stesso, se la location non ce l’ha). Questo include anche il necessario per il backstage – i camerini degli artisti, il catering, ed il compimento di richieste particolari che eventuali ospiti potrebbero avere.
I grandi eventi aziendali o le cerimonie di premiazione dovrebbero includere sempre almeno un rinfresco. Se non sai come orientarti nella scelta, leggi il nostro approfondimento su come pianificare un menù per un evento aziendale. Tuttavia, se stai ospitando un benefit di beneficenza per raccogliere fondi, potresti puntare una cena più informale, magari a buffet. La ristorazione è diventata estremamente creativa in questi ultimi anni, tanto che molti catering e ristoratori forniscono anche confezioni in stile “take away” per mantenere il cibo al sicuro durante gli eventi pandemici. Questa è una grande opportunità per personalizzare le tue scatole da asporto per rendere la tua riunione o evento più memorabile.
Ingaggia lo staff necessario
Nessun evento può funzionare senza la collaborazione di tecnici, staff per l’ingresso all’evento, hostess e personale di sicurezza. Le figure che puoi assumere dipendono dal tuo budget, tuttavia potresti provare a ridurre i costi cercando dei volontari. Su Showgroup potrai trovare tutte le figure professionali necessarie per organizzare il tuo evento al meglio. Scopri chi puoi trovare cliccando qui!
Risolvi gli aspetti burocratici
Controlla di quali permessi c’è bisogno nella tua città per quanto riguarda il rumore e l’eventuale consumo di alcolici e verifica anche eventuali polizze assicurative che possano tutelare la tua azienda e i tuoi partecipanti.
Evento in uno stadio: ecco dove organizzarlo
Se sei alla ricerca di uno spazio capiente e polifunzionale, il Dacia Arena Meeting Center di Udine è la soluzione che cercavi. Sede d’eccezione per qualsiasi tipo di evento, è uno tra i più moderni stadi d’Europa con i suoi versatili e nuovi spazi.
A disposizione, sotto la Tribuna Centrale, un Auditorium con 274 sedute costruite in modo da riprendere l’inclinazione degli spalti degli stadi di calcio, favorendo la visibilità dello schermo e l’attenzione da parte di ogni singolo ospite dell’evento. Sala ideale per speech, riunioni aziendali o eventi con relatori al tavolo.
Altro spazio estremamente versatile è il President Club, che può ospitare circa 150 persone per pranzi/cene placée o 250 nel caso di buffet in piedi. Cucina a vista ed eleganti tavoli apparecchiati finemente dallo staff Ristorante Udinese rendono la sala un vero e proprio ristorante.
La Curva Nord è invece lo spazio più adatto per ospitare eventi conviviali, con palco e tavoli a seduta stile “street” concerti e serata aziendali per oltre 1000 persone. Estremamente attrezzato anche il Vip Club, un grande punto d’incontro per party e attività informali con una porta a vetri che guarda sul campo di gioco. Questa grande area, può ospitare circa 350 persone. Varie sedute modello “street” e tavolini alti sono dotazioni ottime per l’organizzazione di un evento o di un meeting aziendale.
Più piccoli ma estremamente funzionali il Portopiccolo Manager Club, uno spazio raffinato ideale per un cocktail fino a 100 persone e l’Executive Club, un’area perfetta per ospitare esclusivi welcome/coffee breaks, pranzi/cene a buffet, cocktail parties o aperitivi aziendali.
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