Eventi digitali: le convention nell’era post coronavirus
Congressi e convention si trasformano in eventi digitali. L’inaspettata emergenza sanitaria, infatti, ci pone davanti nuove sfide. Anche nel prossimo futuro, è improbabile che molte persone possano incontrarsi assieme dal vivo. Come organizzare allora i grandi eventi professionali, momenti importanti nella vita dell’azienda, se non è possibile riunirsi fisicamente?
Sappiamo bene quanto fiere, convention e congressi siano fondamentali per un’azienda. Il problema è che riuniscono molte persone in un unico posto, cosa che, almeno per un certo periodo, non sarà fattibile. È quindi necessario rinunciarvi? Assolutamente no. In questo senso, la tecnologia ci viene in aiuto. I giorni che abbiamo trascorso in casa ci hanno mostrato quanto il digitale sia stato fondamentale per supplire, almeno in parte, ai contatti sociali e professionali.
La situazione, infatti, ha spinto verso una migrazione digitale anche su questo fronte: sempre di più, quindi, le aziende scelgono di organizzare eventi virtuali. Un esempio? Cosmoprof: la grande fiera dell’industria cosmetica ha rimandato l’edizione al 2021, ideando però al contempo un digital event per giugno 2020.
Ma come si creano convention o congressi virtuali? Sostituire appuntamenti dal vivo con altri digitali può sembrare complesso, ma ha anche diversi aspetti positivi. Ecco una breve guida per organizzare web events di successo.
Le potenzialità del digitale
Il web ci ha consentito di mantenere i rapporti familiari e personali (con il boom degli aperitivi virtuali, di cui abbiamo parlato qui), ma anche quelli professionali. Moltissime persone hanno iniziato a operare in smart working e le web conference con capi e colleghi sono diventate appuntamenti giornalieri. La situazione, insomma, ha costretto tutti a prendere dimestichezza con gli strumenti digitali, comprese molte aziende.
E si tratta di competenze da potenziare: con la sospensione degli eventi dal vivo, infatti, è necessario imparare a sfruttare al massimo le potenzialità della dimensione digitale. Potenzialità che si stanno rivelando utili anche nell’organizzazione di eventi ben più complessi di un web meeting tra colleghi d’ufficio.
Gli eventi digitali
Come abbiamo accennato, gli eventi sono diventati un’importante leva di marketing per le aziende: si tratta di uno strumento emozionale ed esperienziale, caratterizzato di solito dal contatto diretto tra i partecipanti. Il cuore di ogni evento sono l’obiettivo, il tema e il target: tre fattori che devono essere coerenti tra loro e in base ai quali si decide tutta la pianificazione, fino al minimo dettaglio. Ne abbiamo parlato anche qui.
Che si tratti di meeting interni, di incontri di formazione, di congressi dedicati ad uno specifico tema o di convention, il fine è quello di generare un orientamento positivo dei partecipanti, che sia in termini di immagine dell’azienda (verso i clienti, fornitori e stakeholders), di brand awarness (di marchio o prodotto) o team bulding. Ecco perché gli eventi sono diventati una voce consistente nel budget delle aziende ed ecco perché non si può rinunciare ad essi, nonostante il momento imponga delle limitazioni. Anzi, queste restrizioni possono diventare una scommessa anche per il futuro.
Pensare di trasformare un evento fisico in uno virtuale può sembrare di primo acchito uno stravolgimento, eppure, a pensarci bene, si tratta di un percorso già in parte iniziato. Ogni volta che seguiamo una diretta social, in fin dei conti stiamo partecipando ad un evento digitale, con migliaia di altre persone. Da una prospettiva più aziendale, Apple, ad esempio, l’anno scorso ha lanciato i suoi nuovi prodotti con una diretta su Youtube. D’altro canto, è vero che anche come fruitori, siamo sempre più abituati a cercare non solo prodotti, ma anche informazioni e servizi online.
Dal fisico al virtuale
Ovviamente, più ciò che stiamo organizzando è ricco di contenuti e forme di fruizione diverse, più è complesso adattarlo al web. Pensiamo ad una conferenza stampa: riadattarla per il web, non è troppo difficile, come abbiamo visto in questi mesi. Si possono creare press room grazie a piattaforme come Zoom, che consente fino a 100 partecipanti e funzionano su “invito”, inviando un link. Lo stesso discorso può valere con un web meeting o (ad esempio una riunione tra colleghi in cui si parla e ci si confronta) o una web conference (come un corso di formazione, con la possibilità di intervenire anche tramite live chat o live forum). Anche le convention aziendali possono diventare una diretta social. Le comunicazioni interne, invece, possono sfruttare Workplace, il tool di Facebook per organizzare gruppi di lavoro.
Se pensiamo però a eventi più articolati, magari che durano più giorni, l’organizzazione richiede maggiori sforzi. Occorre quindi una piattaforma in grado di ospitare contemporaneamente più appuntamenti, ad esempio:
★ workshop, incontri di approfondimento tramite live webinar che permettano l’interattività
★ sessioni plenarie e parallele, le prime riguardano i macro-dati oggetto del congresso o della convention mentre le seconde si focalizzano su temi più specifici.
★ meeting one-to-one, incontri frontali tra due persone, come suggerisce il nome.
Come abbiamo visto, in questo periodo persino le fiere diventano digitali. In questo caso, la piattaforma deve mettere a disposizione anche spazi espositivi virtuali, per scoprire prodotti e conoscere gli espositori.
Di fatto, lo stato di emergenza sanitaria causato da Covid-19 ha dato un grande impulso allo sviluppo di strumenti per gli eventi digitali. Sono state create piattaforme ad hoc mentre agenzie di comunicazione e organizzazione eventi hanno spinto sulla specializzazione. Esistono quindi format per diversi tipi di evento web: dalla fiera, alla presentazione di prodotto, dalla formazione al meeting aziendale.
I vantaggi degli eventi digitali
Scegliere di organizzare un evento virtuale significa giocoforza rinunciare al contatto fisico cui si è abituati. Tuttavia, perché rinunciare ad un appuntamento importante se il web può essere una valida alternativa? Bisogna considerare, infatti, che usare la modalità online ha diversi vantaggi:
★ organizzativi: la modalità online permette di “salvare” l’evento che altrimenti andrebbe posticipato con importanti sforzi di planning. Inoltre, in una conferenza web, ospiti e utenti possono seguire tutto da casa (o dall’ufficio), snellendo gli sforzi organizzativi su voci come logistica, allestimenti e ospitalità, catering (solo per citarne alcuni). Online, tra l’altro, non c’è alcune problema di file e di sicurezza.
★ di costi: le stesse voci, incideranno decisamente meno sul budget dell’evento. Questo non significa che un evento web sia a costo zero. Uno dei fattori cui bisogna prestare maggiore attenzione è ad esempio la scelta della piattaforma. Deve essere assolutamente di qualità: affidabile e professionale. Allo stesso tempo, gli sforzi di promozione potrebbero aumentare, per comunicare la trasformazione in appuntamento online.
★ di pubblico: internet permette di superare distanze geografiche e limiti di capienza degli spazi fisici, aumentando il pubblico raggiunto. A ciò si aggiunge che per l’utente può essere più facile partecipare all’evento, potendolo fare “comodamente” da casa sua. Lo stesso discorso, ovviamente, vale anche per i relatori invitati.
Breve guida all’organizzazione di eventi
Abbiamo già trattato il tema in alcuni articoli precedenti, qui forniamo un breve riassunto generale, così da poter affrontare poi le differenze organizzative rispetto agli eventi digitali. Esistono molti tipi di eventi diversi e molti format che possono essere personalizzati a seconda dell’obiettivo e del target. E proprio obiettivi e pubblico di riferimento, accanto al tema, sono i fattori fondamentali da cui si parte per pianificare una manifestazione. Per definirli, occorre prima condurre un’analisi del contesto in cui ci si muove, anche per dare un taglio inedito al proprio evento.
A monte, vanno definiti anche il budget (che ovviamente influenza, a caduta, molte delle scelte successive) e stabilito un cronoprogramma. Una volta concluso lo sviluppo del concept, è ora di affrontare le fasi organizzative vere e proprie. Si devono cioè decidere data, relatori, invitati e programma, location e servizi aggiuntivi, nonché seguire tutta la parte logistica (dai trasporti all’ospitalità, alla dotazione tecnologica necessaria).
Nel frattempo, è necessario predisporre il piano di promozione, scegliendo canali e contenuti.
Ogni fase del processo deve essere coerente con i fattori stabiliti a monte della pianificazione e all’immagine che i promotori vogliono veicolari attraverso l’evento.
Come si organizzano eventi digitali?
La migrazione digitale comporta ovviamente alcune modifiche all’organizzazione di eventi, ma rimangono alcuni punti fermi. Abbiamo già accennato al fatto che il cuore di ogni appuntamento è formato da obiettivo, target e tema: questo vale per qualsiasi spazio, virtuale o fisico, che ospiti la manifestazione. Anche per il web, quindi, è la fase cruciale della progettazione, fondamentale per evitare sprechi di tempo e risorse.
Allo stesso tempo, è necessario stabilire budget e timing, che chiaramente vengono modificati dalla modalità con cui si svolgerà l’evento. Basti pensare a come possono variare le voci di spesa tra le due modalità di svolgimento. Nella fase organizzativa e di sviluppo, bisogna poi fissare la data, gli invitati e il programma.
Per la prima, vale sempre la considerazione che è meglio evitare sovrapposizioni con eventi simili. Per quanto riguarda i relatori, scegliere l’online può semplificare la partecipazione: è più facile, infatti, che una persona sia disponibile se l’adesione non comporta spostamenti. Allo stesso tempo, gli inviti saranno in formato digitale. Il programma è un altro punto cruciale dell’organizzazione: deve sviluppare in maniera originale il tema e riuscire ad attirare l’attenzione dei partecipanti. Se, infatti, la partecipazione è più facile in modalità virtuale, lo è anche “l’abbandono” dell’evento percepito come interessante. È importante riuscire a coinvolgere il pubblico: facilitate quindi anche l’interazione diretta tramite live forum.
I tool per questo tipo di eventi consentono ovviamente l’uso di slide, video e contenuti multimediali, che anzi, possono conquistare uno spazio maggiore, con stanze dedicate, accessibili in ogni momento. Materiali e cartella stampa possono tranquillamente essere distribuiti come file.
Ricordate inoltre, che un appuntamento online può richiedere un grande sforzo di promozione, soprattutto se, di solito, è “dal vero” e dovete quindi comunicare un grosso cambiamento come questo.
Le piattaforme per gli eventi digitali
Da anni esistono tool che permettono di condividere contenuti con più utenti in real time, dando la possibilità di interagire. Le conferenze su Skype si possono fare da quasi due decenni. La piattaforma Zoom, una delle più usate in questo periodo, è stata rilasciata nel 2011: è in grado di supportare fino a 100 relatori e 10mila partecipanti. Nel frattempo è anche arrivata la possibilità di fare dirette social, da Facebook a YouTube, senza dimenticare Instagram.
Per i seminari online esiste GoToWebinar, fino a 100 partecipanti, che permette la funzione alza la mano, la condivisione di domande e risposte e la possibilità di fare sondaggi. Consente anche di controllare per quanto tempo un utente è rimasto connesso, misurandone quindi l’interesse.
La necessità di distanziamento sociale, però, ha spinto molte aziende ad interessarsi maggiormente a questi strumenti e a sfruttarne le potenzialità. Allo stesso tempo, è stata di grande impulso per lo sviluppo di nuove piattaforme integrate per gli eventi digitali.
Una delle nuove nate è Liveforum.space, uno spazio digitale creato per virtualizzare gli eventi, anche i più complessi come le fiere, mettendo a disposizione stand virtuali. Non a caso, ha “debuttato” il 6 e 7 maggio 2020, ospitando Netcomm Forum, importante evento italiano su e-commerce, digital retail e business innovation. Tra l’altro, è stato già annunciato che la piattaforma verrà implementata, comprendendo, tra gli altri, anche i business lunch virtuali, simulando così persino i pranzi di lavoro.
Come si può vedere, quindi, le possibilità non mancano: la scelta del tool da utilizzare fa fatta considerano anche il tipo di appuntamento che la vostra azienda vuole organizzare. Ricordate che, per sul web, la piattaforma rappresenta la location dell’evento: le stesse cura e attenzione con cui si scelgono una location fisica e il suo allestimento vanno riservate per la decisione su quale strumento usare per ospitarne la versione virtuale.
Strutturare gli eventi digitali
Convegni e convention, così come i meeting aziendali, sono appuntamenti complessi. Prevedono momenti collettivi e altri di confronto più specifico e ristretto. Ci sono tavole rotonde e diversi relatori che intervengono su un tema.
È chiaro che un evento di questa portata, se in modalità web, deve fare affidamento su tool che mettano a disposizione contemporaneamente diverse “stanze”. Da una landing page per la registrazione, in cui è bene pubblicare tutte le informazioni utili e il programma, ogni utente potrà quindi decidere di accedere a ciò che gli interessa. Non è necessario, tra l’altro, che tutto sia in diretta streaming. Per alcuni contenuti, si può valutare l’opzione on demand, come ad esempio per video e materiali di presentazione e promozione. Organizzatevi in modo che vi si possa accedere su richiesta in qualsiasi momento.
Per il resto, abbiamo visto che le piattaforme integrate permettono di creare sotto-stanze diverse in un unico spazio, che consentono di partecipare a:
★ seminari di approfondimento tramite webinar
★ riunioni collettive (come i momenti iniziali e finali dei congressi)
★ incontri one-to-one in meeting room dove ricevere consulenze personalizzate o stabilire contatti diretti
★ tavole rotonde online
In ognuna di queste occasioni, la partecipazione e l’interazione diretta saranno possibili (anche in base al numero di utenti) via live chat oppure attraverso “alzate di mano digitali”. Basta una videocamera e un microfono, infatti, per poter intervenire da casa propria. A proposito…e il coffee break? Niente paura, anche quello può essere vissuto in una versione digitale, “simulando” una pausa condivisa online.
Se il tipo l’incontro lo prevede, ricordate – alla fine -, di inviare gli attestati digitali di partecipazione. Rimane poi l’attività di raccolta feedback: anche un evento digitale va valutato, per capirne i punti di forza e quelli che invece vanno migliorati alla prossima occasione.
Possibili scenari futuri
Tenete a mente che esistono agenzie di professionisti specializzati in eventi virtuali, che possono eventualmente fornirvi consulenza oppure organizzare direttamente il vostro appuntamento. Tra l’altro, si tratta di una specializzazione che va crescendo, data l’attuale situazione.
Le aziende, infatti, dovranno fare i conti con le limitazioni che dureranno ancora qualche mese. Forse, anche successivamente, si dovranno pensare eventi in forma ibrida, con appuntamenti in presenza e altri in modalità virtuale. È difficile prevedere come e quando si potrà tornare alla normalità del pre-coronavirus. Anche se probabilmente preferiremo sempre, ove possibile, i contatti diretti, questo è un momento da sfruttare per diventare più efficienti nel business digitale. Come abbiamo visto, la tecnologia mette a disposizione numerosi strumenti che permettono alle aziende nuovi modi, e spazi, d’incontro. Il distanziamento sociale, alla fine, rappresenta una sfida che non deve spaventare: può, anzi, diventare un’occasione per dare un taglio innovativo alle proprie iniziative.
Reinventare e trovare nuove soluzioni virtuali che possano sostituire quelle in presenza, infatti, non solo ci aiuterà in questo momento anche a limitare le perdite, ma rappresenterà una competenza in più da utilizzare anche in futuro.
