Come diventare organizzatore di eventi
Dai convegni, ai concerti, dalle sfilate di moda alle inaugurazioni, dal lancio di un prodotto ai matrimoni: dietro a una manifestazione, c’è un organizzatore di eventi.
L’event planner è infatti una figura professionale che si occupa di ideare e realizzare ogni tipo di evento. Una sorta di regista in grado di creare, seguire e gestirne tutte le fasi, dalla pianificazione allo svolgimento vero e proprio, fino alla valutazione finale.
Si tratta di un lavoro sicuramente stimolante, poliedrico e che mette in contatto con molte persone, ma è anche molto impegnativo.
Richiede infatti competenze professionali variegate (dal marketing alle pr), ma anche qualità personali di un certo tipo (dalla capacità di problem solving alla creatività).
Prima della formazione stessa, quindi, è importante valutare se si hanno le doti caratteriali adatte. Organizzare un evento significa, infatti, trovarsi a gestire molti aspetti organizzativi diversi, a prendere decisioni sul campo e a lavorare in situazioni di stress.
Se questo non vi preoccupa e vi sentite affascinati da questo ambito lavorativo, ecco una breve guida per diventare organizzatore di eventi.
Cos’è un evento?
In generale, possiamo dire che un evento è una esperienza unica, che si contraddistingue rispetto alla “vita normale”, che ha una sua specificità e una durata limitata nel tempo.
Ovviamente, può essere declinato in molte accezioni, avere dimensioni, tematiche, target e obiettivi differenti, ma a contare è il coinvolgimento.
Chi vuole organizzare un evento, sia esso pubblico o privato, ha l’obiettivo solitamente di condividere qualcosa con qualcuno: valori, risultati, successi (pensiamo al lancio di un prodotto), momenti importanti (come un matrimonio), interessi o passioni (ad esempio una conferenza sull’ambiente).
In maniera più specifica, nel marketing l’evento è uno strumento di comunicazione. È una leva emozionale ed esperienziale, che permette di entrare in contatto diretto col pubblico (sia interno sia esterno). In questo contesto, viene usato col fine di ottenere un orientamento positivo verso un marchio, un prodotto o un’istituzione: sostanzialmente, per promuovere o rafforzare l’immagine. Ovviamente, deve esser inserito in maniera coerente nel piano di comunicazione aziendale.
A seconda di chi lo organizza e del target coinvolto, quindi, l’evento può avere diverse finalità specifiche: farsi conoscere, motivare i dipendenti e creare spirito di squadra, promuovere un luogo oppure un’attività o un prodotto, sensibilizzare i cittadini rispetto ad un tema.
Si tratta di fattori che un organizzatore di eventi deve sempre tenere a mente: non si può pianificare una manifestazione, infatti, se non c’è chiarezza su pubblico di riferimento e obiettivi.
I vari tipi di eventi
Gli studiosi hanno individuato diversi modi per classificare gli eventi, ad esempio in base alle dimensioni, al target di riferimento o allo scopo principale.
In base alla tipologia, avremo eventi:
★ sportivi: racchiudono le manifestazioni dedicate a qualsiasi tipo di attività sportiva e uniscono persone che condividono una passione.
★ di cultura e spettacolo: in questo ambito ricadono concerti, mostre e festival (anche qui, richiamano un pubblico che condivide un interesse)
★ istituzionali, come inaugurazioni o visite della autorità
★ celebrativi, tra cui ad esempio quelli religiosi o le commemorazioni
★ commerciali: dalle fiere, ai meeting, possono avere diversi target (ad esempio dipendenti, consumatori o fornitori) e quindi diversi scopi (come il team building o la promozione d’immagine).
★ scientifici/educativi: come seminari, convegni o congressi
★ privati: dai matrimoni, agli anniversari, fino ai party.
Questa sintetica panoramica serve per ricordare che gli ambiti possono essere diversi e richiedere di conseguenza linee strategiche e modalità di gestione differenti e specifiche.
Cosa fa un organizzatore di eventi?
Come abbiamo visto, l’event planner è il professionista che si occupa di ideare e organizzare un evento, di qualsiasi tipo sia. Di fatto, deve trasformare i valori e l’immagine del committente in un’esperienza concreta vissuta dai suoi partecipanti. Un organizzatore di eventi quindi:
★ pianifica, assieme al committente, obiettivi e target, budget e tempi
★ sviluppa il concept dell’evento
★ definisce gli aspetti pratici per la sua realizzazione (location, logistica, programma, inviti, promozione, fornitori, accoglienza)
★ sovrintende e coordina gli aspetti tecnici
★ raccoglie i feedback
Vi sembra un elenco breve? In realtà, racchiude molteplici componenti anche molto diverse tra loro e tutte devono essere trattate con estrema attenzione ad ogni particolare. Scopriamo quali entrando un po’ più dettagliatamente nell’organizzazione.
Come si organizza un evento? Le fasi preliminari
Prima di entrare nel merito delle competenze che deve avere un event planner, è bene avere almeno un’idea sommaria di quello che sta dietro al temine organizzazione di eventi.
Si tratta infatti di una mansione complessa che deve tenere conto di numerosi aspetti anche molto differenti tra loro e che vanno dalle questioni di marketing a quelle logistiche, passando per il controllo del budget e delle tempistiche.
Si parte ovviamente dalla progettazione della manifestazione.
In questa fase, vengono stabiliti alcuni dei punti fondamentali che ne influenzeranno la realizzazione: è un momento importantissimo per strutturare un piano coerente ed evitare spechi di tempo e di sforzi.
A monte, è necessario analizzare il contesto in cui vi muovete (sia esso economico, culturale o scientifico) così da evitare sovrapposizioni e cercare di dare un taglio originale all’evento.
Dovete poi definire gli obiettivi, il tema (che costituirà il filo conduttore di tutte le iniziative) e il target di riferimento. Va da sé che sono fattori da decidere con cura e in modo coerente sia nelle relazioni tra di essi, sia rispetto ai valori e all’immagine di chi vuole organizzare l’evento.
Gli altri aspetti fondamentali da stabilire sono il budget e il timing. Il primo è importante perché avrà conseguenze su tutte le scelte operative (dalla location agli allestimenti, alla promozione). In questo ambito, potete anche cercare sponsorizzazioni o pianificare un evento a pagamento.
Le tempistiche variano a seconda del tipo di evento (la presenza di autorità o di relatori internazionali, ad esempio, richiedono di muoversi con molto anticipo). È essenziale comunque non sbagliare il cronoprogramma, per evitare di ritrovarsi in difficoltà all’ultimo momento. Il consiglio è quindi di definire una tabella di marcia (si può usare il modello di Gantt).
Le fasi di sviluppo e quelle organizzative
Una volta ideata la struttura fondamentale, dovete svilupparne il concept per rendere unico il vostro evento.
È quindi necessario stabilire cosa volete offrire al vostro pubblico. Anche qui, le decisioni dipendono dal tipo di manifestazione che volete organizzare (un congresso richiede servizi diversi rispetto ad una competizione sportiva), dai fattori già stabiliti (target, obiettivo, tema) e, ovviamente, dal soggetto promotore.
In questo aspetto è necessario tenere a mente sia la dimensione qualitativa (come il tipo di impatto che avrà ciò che proponete) sia quella quantitativa (dal costo alle difficoltà organizzative).
Tenete a mente che la tendenza è quella di un sempre maggiore coinvolgimento del pubblico, favorendo quindi il confronto e la relazione tra le persone.
In queste fasi, bisogna quindi decidere in merito alla location, alla data, ai relatori e agli invitati, al programma, agli inviti e ad eventuali servizi aggiuntivi, come il catering o uno spettacolo di intrattenimento. C’è poi il settore della logistica, dove vanno valutati ad esempio l’accoglienza, l’organizzazione del trasporto e l’ospitalità negli hotel.
E, una volta deciso, occorre iniziare a concretizzare: trovare i fornitori, creare e spedire gli inviti, prenotare la sala, pensare all’allestimento, reperite tutte le strumentazioni che servono, i permessi e le documentazioni burocratiche; organizzare la sicurezza e contattare gli alberghi.
Come vedete, le cose da tenere a mente e gestire sono veramente tantissime e spesso ci possono essere dei contrattempi. È per questo che un organizzatore di eventi deve essere una persona con ottime doti di pianificazione e, allo stesso tempo, grandi capacità di risolvere i problemi.
La promozione
Bene, il vostro evento c’è: ora bisogna farlo sapere. Tra gli aspetti più fondamentali, infatti, c’è quello della comunicazione.
La promozione poggia su diversi canali: dall’ufficio stampa alla pubblicità, dalla mailing list alla distribuzione del materiale promozionale e ai social network.
Anche in questo caso, è necessario predisporre un piano che tenga conto del tipo di manifestazione e del pubblico-obiettivo così da scegliere i canali e il linguaggio più coerenti con essi.
La fase di valutazione
L’evento è concluso, ma il ruolo dell’organizzatore di eventi non è ancora esaurito. Ci sono infatti da spedire eventuali ringraziamenti, da raccogliere le testimonianze e il feedback. Inoltre è arrivato il momento di tirare le somme, facendo quindi un bilancio finale.
Da un lato vanno raccolte tutte le informazioni disponibili (dalla rassegna stampa, alla rendicontazione conclusiva delle spese), dall’altro, invece, bisogna valutare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Se volete informazioni più specifiche, potete leggere il nostro articolo sull’organizzazione di un convegno o quello dedicato alle cene di gala aziendali
Il wedding planner
Qualche parola a parte, la dedichiamo al wedding planner, una professionalità in ascesa sia come richiesta di mercato sia perché sono molte le persone affascinate da questo lavoro.
Si tratta di un settore dell’organizzazione eventi specializzato in matrimoni: un wedding planner affianca e aiuta gli sposi nei preparativi. Esiste anche la figura del destination wedding planner, che si occupa di organizzare e gestire ogni aspetto delle nozze delle coppie straniere che scelgono di sposarsi in Italia.
La prima cosa da fare è ovviamente capire cosa vogliono gli sposi: quali sono le loro aspettative? Quali i desideri? Quale il budget a disposizione? Una volta stabilito questo, l’organizzatore di matrimoni stila una proposta: se i futuri sposi l’approveranno, potrà cominciare la pianificazione vera e propria.
In questo settore, valgono gli stessi criteri generali di qualsiasi altro tipo di eventi: bisogna prestare attenzione alle tempistiche e ai costi, e organizzare un matrimonio secondo i gusti dei committenti.
In questo caso, l’organizzatore contribuirà alla decisione in merito allo stile delle nozze, alla location, agli allestimenti e alle decorazioni, al menù e alle partecipazioni. Tutto, infatti, deve essere coerente.
Spetta al wedding planner, inoltre, trovare fornitori di qualità (di solito col tempo un organizzatore di eventi si crea una rete di persone di fiducia). Anche in questo ambito, ci sono aspetti da gestire fin nel minimo dettaglio: dai fiori, all’animazione, dal servizio fotografico alla logistica, dal catering all’intrattenimento.
Il giorno delle nozze, avrà il compito di gestire “la regia” della cerimonia, coordinando i diversi momenti del matrimonio e supervisionando il lavoro di tutti i professionisti coinvolti.
Non è detto che il suo lavoro termini il giorno del fatidico sì: può infatti avere il compito di spedire i biglietti di ringraziamento o occuparsi dell’album fotografico e dei video delle nozze.
Diventare organizzatore di eventi
Se prima abbiamo sinteticamente descritto gli elementi da tenere a mente nell’organizzazione di eventi è perché sono tutte mansioni di cui si deve occupare, e che deve coordinare, un event planner.
Nonostante il fascino che esercita, scegliere questa carriera non significa affatto passare da una festa glamour all’altra. Durante una manifestazione, l’organizzatore di eventi deve essere concentrato per dirigere l’intera regia affinché tutto sia perfetto.
Non vi spaventa la mole di lavoro necessaria per ottenere un evento perfetto? Allora questo mestiere fa per voi.
Ricordate una cosa: non ci si improvvisa organizzatori di eventi. Servono competenze variegate, dal marketing alla comunicazione, alle pr. È necessario tenersi sempre aggiornati sulle ultime tendenze e, soprattutto, occorre fare esperienza sul campo perché è lì che si imparano i mille dettagli che fanno funzionare ogni manifestazione.
Come detto, per intraprendere questa strada è bene avere anche una predisposizione caratteriale. Fare l’event planner richiede infatti un grande equilibrio tra creatività e pragmatismo, tra doti organizzative e capacità di reagire agli imprevisti.
Questo è un mestiere dinamico, che si evolve continuamente: nuove tendenze, nuove tecnologie, format innovativi. Molte cose si possono imparare, ma ci sono alcune caratteristiche personali che danno una marcia in più.
L’event planner ha il ruolo di regista: tiene sotto controllo e sovrintende a molti aspetti e al lavoro di diversi professionisti. Va da sé, quindi, che deve essere in grado di gestire un team.
Per farlo, serve una certa capacità di leadership. Allo stesso tempo, è fondamentale essere una persona cordiale e un buon comunicatore.
Meglio possedere anche gusto estetico. Ma, soprattutto, avere una buona dose di sangue freddo.
Le doti caratteriali di un organizzatore di eventi
★ ha buone doti relazionali. Sono utili per capire i clienti, creare una rete di contatti, fare pr e lavorare bene in team. È quindi una persona capace di ascoltare e comunicare
★ è in grado di lavorare sotto pressione. È un lavoro sottoposto a forte stress, l’importante è affrontarlo senza farsi prendere dal panico e adattarsi velocemente anche ai cambiamenti dell’ultimo minuto.
★ ha capacità di problem solving. C’è un imprevisto? Bisogna saperlo gestire e risolvere nel miglior modo possibile.
★ è autorevole. Perché gestire una squadra, significa avere capacità di leadership.
★ è creativo. Se ogni evento deve essere unico, la capacità di pensare fuori dagli schemi è una importante fonte di innovazione.
★ ha senso pratico. Dopo la creazione, infatti, è necessario concretizzare l’evento e ci sono tantissimi aspetti pragmatici da analizzare e affrontare.
★ è curioso. Ama tenersi informato e aggiornato anche per poter introdurre aspetti innovativi nel suo mestiere.
★ è appassionato e dinamico. Quello dell’event planner è un lavoro faticoso, per questo è fondamentale essere motivati ed energici per trasmettere entusiasmo anche al team verso l’obiettivo comune.
★ è attento ai dettagli. Una piccola svista può diventare un grande problema. Un professionista sa che le piccole cose sono importanti: per questo non gli sfugge nulla e valuta anche esse.
★ ha ottime doti organizzative. Pleonastico sottolinearlo? Forse, ma si tratta di una caratteristica imprescindibile. L’estro non basta: un professionista, infatti, non solo organizza il suo tempo, ma anche quello della squadra e tiene tutto sotto controllo. Un ruolo che richiede metodicità.
Le competenze necessarie per l’organizzazione di eventi
Prima di intraprendere questa carriera, conviene fare un’auto-analisi delle proprie caratteristiche (oltre che delle competenze).
Se siete persone molto ansiose, è improbabile che possiate vivere bene i (tanti) momenti di pressione. Così come il fatto di non essere metodici potrebbe crearvi qualche difficoltà.
Il consiglio è di cercare di fare una valutazione più obiettiva possibile, per decidere se questa strada fa per voi. Abbiamo già accennato al fatto che alcune doti si possono anche acquisire col tempo, vi richiederà solo qualche sforzo in più.
Vediamo adesso le conoscenze generali e specifiche richieste a un organizzatore di eventi.
Tra le prime, è fondamentale una buona cultura di base ed è importante anche conoscere le lingue straniere. Tra le seconde, invece, segnaliamo:
★ competenze nell’area del marketing. L’evento è una leva di marketing e, come tale, va usato in maniera coerente con gli altri strumenti.
★ competenze nella comunicazione. Per ogni evento va formulato un piano di comunicazione che deve essere in linea con obiettivi e target; è necessario conoscere i diversi canali, da quelli tradizionali, alle nuove tecnologie
★ nozioni di project management. Un event planner deve essere in grado di stilare un piano d’azione per gestire in ogni dettaglio la manifestazione che sta organizzando.
★ nozione di budgeting. Perché è necessario fare i conti con risorse, costi, obiettivi e tempi per raggiungerli
A questi si aggiungono altri aspetti che un buon organizzatore di eventi deve saper padroneggiare. Da non sottovalutare l’importanza di conoscere le normative in vigore sul tema (come requisiti di sicurezza, permessi ecc). Un altro fattore è la capacità di reperire fondi (“fundraising”) per sostenere il progetto, partecipando ad esempio ai bandi pubblici (da quelli locali a quelli europei).
Quale formazione?
Hai deciso che vuoi diventare organizzatore di eventi e vuoi sapere qual è il percorso di studi adatto?
Ebbene, non c’è. Non ci sono norme specifiche a regolamentare la professione e quindi non vengono richiesti titoli peculiari né esiste un albo professionale cui iscriversi.
Anche se non c’è un corso di laurea ad hoc, ci sono comunque percorsi formativi che permettono di acquisire le competenze di base utili alla professione, che possono poi in caso essere affinate con dei master.
Già a partire delle scuole secondarie di secondo grado, ad esempio, è possibile scegliere quelle ad indirizzo turistico. Una specializzazione che esiste negli istituti alberghieri, in quelli tecnici economici e persino in alcuni licei linguistici. Questi studi vi daranno una formazione di base per quanto riguarda nozione economiche, commerciali e accoglienza.
Veniamo ora all’università. Ci sono diverse opzioni che possono esservi utili e che sviluppano le diverse competenze necessarie. Si tratta di:
★ scienze della comunicazione che prepara soprattutto nel campo del marketing e della comunicazione d’impresa;
★ scienze del turismo per approfondire, oltre al marketing del turismo, anche la gestione delle imprese del settore e le strategie di comunicazione per gli eventi culturali;
★ economia incentrata soprattutto sulle discipline del management;
★ pubbliche relazioni che fornisce le competenze nell’ambito della comunicazione, del marketing, nelle media relation e nell’organizzazione di eventi.
Dopo l’università
Dopo la laurea, ci si può iscriversi a master o corsi specializzati proprio in organizzazione di eventi. Basta fare una ricerca online per trovarne moltissimi.
Sono percorsi formativi che implicano lo studio di diverse tematiche come:
★ il project management
★ i ruoli e la conoscenza delle figure professionali coinvolte
★ la scelta e la gestione dei fornitori
★ la definizione del piano di azione
★ i piani finanziari
★ il confronto tra i diversi tipi di eventi
★ le normative di riferimento
★ il marketing e il web marketing
★ le pr e la comunicazione
I master sono riservati ai laureati, ma i corsi di formazione sono accessibili di solito a chiunque abbia il diploma di scuola secondaria di secondo grado. Alcuni sono anche frequentabili via web.
Prima di scegliere a cosa iscriversi, è sempre opportuno valutare l’affidabilità e la professionalità dell’ente organizzatore.
Ricordate infine che questa è una professione dinamica e non bisogna mai smettere di studiare per tenersi informati sulle nuove evoluzioni e innovazioni.
L’importanza dell’esperienza sul campo
Bene, avete imparato tutte le nozioni teoriche che vi servono. Adesso, manca solo una cosa fondamentale: l’esperienza diretta.
È sul campo, infatti, che potrete mettere alla prova la vostra competenza acquisita, ma soprattutto potrete capire nel concreto cosa significa essere organizzatore di eventi.
Studiare è importantissimo, ancora di più in un settore in cui dovete essere sempre aggiornati, ma ovviamente la teoria non riesce a raccontare tutti i dettagli cui dovrete far fronte nella realtà. Per quanto sia utile, quando vi troverete a gestire un imprevisto dovrete cavarvela e l’esperienza sarà essenziale.
Il consiglio, quindi, è di fare un tirocinio. Spesso, i master e i corsi, oltre a prevedere delle esercitazioni pratiche, offrono l’opportunità di svolgere uno stage presso aziende e professionisti. Non perdete quest’occasione per acquisire anche la formazione pratica! Il tirocinio, inoltre, può essere un trampolino di lancio per il mondo del lavoro.
Un’altra possibilità per iniziare la gavetta è di fare il volontario. Dai festival alle competizioni sportive, sono molte le occasioni in cui sono ricercati per essere inseriti nei momenti finali dell’organizzazione o nel corso dell’evento. È un ottimo modo per gettare lo sguardo dietro le quinte.
Infine, c’è la possibilità di fare esperienza presso agenzie e professionisti. Selezionate chi organizza eventi nel vostro territorio, preparate il curriculum, inserendo competenze e precedenti esperienze, e iniziate a proporvi. Potete anche tenere d’occhio gli annunci online sui siti per la ricerca di lavoro, come Linkedin o Bancalavoro.
Ricordate, infine, che è importante comunicare presto a crearvi una rete di contatti: aziende, enti pubblici, organizzazioni no profit, fornitori e altri professionisti di fiducia.
Gli sbocchi lavorativi
La formazione c’è, l’esperienza la state costruendo. Adesso, dovete pensare a come trovare lavoro in questo ambito. Gli sbocchi possibili sono diversi:
★ agenzie di organizzazione eventi, marketing e comunicazione;
★ aziende, di solito negli uffici marketing di quelle più grandi e strutturate;
★ organizzazioni culturali e no profit;
★ settore del turismo dato che sempre più gli eventi sono leve per la promozione del territorio;
★ settore alberghiero, in particolare nelle strutture che hanno tra i servizi un centro congressi e che offrono quindi il servizio completo ai committenti);
★ freelance, un’opzione che di solito si prende in considerazione dopo aver maturato un po’ di esperienza.
Dopo questa panoramica, avrete qualche strumento in più per valutare se l’organizzatore di eventi è il lavoro che fa per voi. Ricordate sempre che è un lavoro complesso e richiede molto impegno, ma è anche una carriera affascinante e ricca di stimoli. Abbiate pazienza: per arrivare al successo nel campo, ci vuole tempo: se ci mettete entusiasmo e professionalità, arriverà.
