Il convegno: piccola guida per l’organizzazione efficace
Vi è stato assegnato il compito di organizzare un convegno e non sapete come fare?
Non scoraggiatevi: in questo articolo vi forniremo una guida per progettare tutte le fasi del lavoro, da quella preparatoria a quella operativa.
In effetti, si tratta di un evento complesso, che richiede un notevole impegno, capacità di pianificazione e una buona dose di senso pratico.
Ricordate che, una volta stabiliti gli obiettivi a monte del vostro convegno, è fondamentale fissare delle tempistiche da rispettare per evitare di trovarvi con l’acqua alla gola; se le risorse lo permettono, potete creare un team così da distribuire i compiti e lavorare contemporaneamente su più fronti.
Iniziare l’organizzazione per tempo e tenere a mente alcuni aspetti fondamentali, vi consentirà di impostare e orchestrare un evento di successo.
Ma quali sono gli step da seguire? Vediamoli!
Cos’è un convegno?
Per centrare il compito da svolgere, è bene avere chiaro cosa ci si appresta ad organizzare.
Il convegno è un incontro per presentare e approfondire un argomento di comune interesse, cui partecipano esperti in materia che portano il loro punto di vista professionale, per favorire lo scambio e l’arricchimento della conoscenza.
Già da questa premessa, quindi, si può capire che solitamente si tratta di un evento specialistico, anche se alcune tematiche possono aprirlo ad una platea più ampia di curiosi o simpatizzanti.
Il convegno può essere:
★ di studio: è organizzato da studiosi o da ordini professionali di qualsiasi materia e servono per approfondire un argomento, come ad esempio una nuova tecnologia o una nuova legge, con l’intento di condividere esperienze e informazioni;
★ scientifico: i protagonisti sono gli scienziati e l’evento spesso consente di presentare e discutere i risultati di ricerche o lavori;
★ aziendale: importante leva di comunicazione interna, ma anche verso i fornitori e i partner commerciali, questo tipo di evento permette a un’azienda di affrontare argomenti che riguardano la gestione, l’utilizzo e lo sviluppo delle risorse;
★ culturale: per approfondire temi di stampo culturale, dalla letteratura alla pittura;
★ di fan: incontri dedicati agli appassionati di qualche tema specifico, di solito fumetti o videogiochi;
★ politico: di solito viene chiamato congresso ed è un’assemblea che si riunisce a frequenza stabilita cui partecipano gli iscritti di un partito o i loro delegati.
La durata di un convegno può essere varia: da una mattinata fino anche a due o tre giorni, a seconda degli obiettivi e di quanti spunti vengono sviluppati dal programma.
La maggior parte del tempo è dedicata agli interventi degli esperti, ma solitamente è previsto un momento di confronto durante il quale il pubblico può fare domande.
Ora che abbiamo visto le diverse tipologie, possiamo entrare nel merito dell’organizzazione vera e propria.
Progettare un convegno
Come per qualsiasi altra iniziativa, è fondamentale stabilire l’obiettivo che ci si prefigge e il target di riferimento, così da sviluppare un piano coerente e non sprecare risorse e sforzi organizzativi.
In questa fase, è quindi importante analizzare il contesto in cui intervenite (culturale, economico, scientifico a seconda del tipo di convegno che volete fare): questo servirà anche a non duplicare iniziative già esistenti, per non rischiare il flop, e a trovare spunti inediti per affrontare la tematica.
Una ricognizione iniziale vi permetterà quindi di capire il quadro generale di riferimento; in particolare dovete definire:
★ gli obiettivi del vostro evento, cercando di non essere troppo generici (ad esempio, volete informare o motivare?);
★ il tema, è il cuore dell’evento da cui dipendono moltissimi degli aspetti organizzativi, quindi va scelto con cura, ricordando che, di solito, chi partecipa ai convegni è un professionista che conosce la materia e per questo è necessario riuscire anche a stimolarne la curiosità;
★ il pubblico di riferimento. A chi interessa il vostro convegno? Chi può uscirne arricchito professionalmente? Rispondendo alla domanda avete trovato il target cui rivolgervi. D’altro canto, se invece sapere già chi volete che partecipi al convegno, studiate bene il tema per trovare aspetti che lo rendano interessante per la categoria-obiettivo;
Per stabilire nello specifico questi tre fattori, da cui derivano tutti i passi successivi, è importante che raccogliate informazioni di contesto, così da impostare correttamente le vostre strategie operative e quelle di comunicazione.
Nelle vostre decisioni, ricordate sempre di rimanere coerenti con i valori e la missione dell’azienda o del soggetto che organizza l’evento.
La definizione del budget
A monte di ogni evento, c’è un fattore indispensabile da valutare: il costo. Dal budget che avete a disposizione dipendono tutte le decisioni operative ed è quindi importante avere ben chiari i soldi che possono essere investiti per organizzare il convegno.
Prendete in considerazione tutte le voci di spesa e calcolate un preventivo di massima per stimare se i fondi sono sufficienti, se dovete tagliare alcuni costi, rinunciare a qualcosa, stabilire un biglietto d’ingresso o cercare sponsorizzazioni.
Nel budget dovete assolutamente tenere conto delle spese per:
★ l’affitto della location;
★ gli onorari per i relatori e, in caso di più giorni, le spese per la loro ospitalità (trasporto, vitto e alloggio di solito sono a carico dell’organizzatore);
★ il personale per l’accoglienza e la gestione dell’evento;
★ le attrezzature necessarie e le registrazioni audio-video;
★ il catering;
★ eventuali costi amministrativi;
★ la promozione dell’evento (ufficio stampa, spot, depliant e manifesti, pubblicità online, social network).
Possono esserci altre voci di spesa nel vostro elenco, ma dipendono da cosa state organizzando: se, ad esempio, il vostro è un appuntamento internazionale, calcolate anche il costo del servizio di traduzione.
Conviene anche istituire un fondo imprevisti, per essere coperti in caso di necessità non preventivate.
Nel caso decidiate di cercare sponsor, ricordatevi che un congresso di questo tipo richiama un pubblico specifico e quindi rivolgetevi a realtà del settore che possano essere interessate allo stesso target. Sarà più facile trovare un sostegno, se avete già una platea di persone iscritte all’evento. In cambio, il vostro sponsor otterrà visibilità (attraverso nome e logo sul materiale promozionale e presentazioni in cartella stampa o nei documenti che vengono distribuiti ai partecipanti, ad esempio).
Se optate per un biglietto d’ingresso, prevedete anche alcune scontistiche (magari per chi si prenota entro una certa data o per gli iscritti agli ordini professionali).
Il convegno: dove e quando
Scegliete una location strategica, in linea con l’evento e con la sua portata. Sono assolutamente da evitare sedi troppo grandi (le sedie vuote non sono un bel biglietto da visita) o troppo piccole (per evitare che qualcuno sia costretto a rimanere fuori).
A seconda del tipo di incontro e della stima dei partecipanti, potete scegliere ville, castelli, sale pubbliche, università, alberghi o direttamente strutture congressuali appositamente attrezzate.
Fondamentale poi è che sia facilmente raggiungibile da chi vuole presenziare (magari con collegamenti diretti tramite trasporto pubblico) e che sia dotata di parcheggi. In caso negativo, dovrete organizzare un servizio di bus navetta per portare i partecipanti.
Se poi il congresso deve durare più giorni, è bene scegliere un luogo che sia vicino ad hotel e alberghi.
La decisione ovviamente dipende dal tipo di evento che avete organizzato; il luogo, però, deve essere attrezzato (ad esempio deve avere la sala plenaria e altre più piccole se avete previsto gruppi di lavoro), avere giusti spazi (anche per l’accoglienza), essere dotato di connessione wi-fi e di impianti di videoproiezione, microfoni e amplificatori.
Chiedete diversi preventivi e ricordate che è importante fare un sopralluogo prima dell’evento perché se le dotazioni sono assenti, dovrete noleggiarle direttamente voi.
Infine, ci sono strutture che si occupano direttamente del servizio catering; se avete optato per una che non lo fa, anche questa è un’incombenza che spetta a voi.
Un altro fattore importante da stabilire è la data, che deve favorire l’affluenza. Evitate quindi sovrapposizioni con festività o altre iniziative.
Quando organizzate un convegno di studi o aziendale, è consigliabile fissarlo durante la settimana perché rientra nell’ambito lavorativo; per gli incontri culturali o di fan, invece, è preferibile il week end.
La tabella di marcia
Uno degli errori più gravi che si possono compiere nell’organizzare un evento è di sottostimare le tempistiche.
La cosa migliore da fare è quindi stilare una tabella di marcia, per pianificare e tenere sotto controllo ogni attività.
A mo’ di agenda, si può usare il modello di Gantt, un diagramma che sull’asse orizzontale rappresenta l’arco temporale totale del progetto (suddiviso in giorni, settimane, mesi) e sull’asse verticale le singole mansioni da eseguire.
Per quanto riguarda i tempi necessari per organizzare un convegno, dipendono dal tipo di incontro che avete pianificato: se, ad esempio, si tratta di un appuntamento internazionale con relatori di grande rilievo, è necessario muoversi con grande anticipo, anche un anno.
I relatori
La scelta degli ospiti che interverranno all’incontro è una delle fasi più delicate dell’organizzazione eventi: la presenza di relatori adeguati è infatti fondamentale per la riuscita.
Ovviamente, bisogna invitare personalità che abbiano esperienza, competenza e conoscenza del tema scelto. Nella selezione, considerate un ventaglio di persone che possano affrontare il tema da diversi punti di vista.
Se il budget lo permette, optate almeno per uno o due nomi di spicco, che potranno attirare il pubblico e facilitare anche la promozione dell’evento.
In questo caso, ricordate di contattare per tempo i relatori: avrete maggiori probabilità che siano liberi per la data del vostro convegno.
Potete procedere con un primo contatto per spiegare chi organizza, qual è l’argomento e il ruolo che proponete al relatore e, una volta appurata una disponibilità di massima, inviare materiali più specifici (dal programma, agli altri ospiti, dalle informazioni logistiche, alle apparecchiature disponibili fino alla durata degli interventi).
In caso di relatori internazionali, ricordate di prevedere anche un servizio di traduzione.
Infine, non dimenticate di fare un recall “di sicurezza”, alcuni mesi e un paio di settimane prima della data; nell’occasione potrete anche chiedere i testi degli interventi, in caso abbiate deciso di distribuirli ai partecipanti o alla stampa, ed eventuali slide (per predisporne la proiezione).
Potete anche chiamare un moderatore: si tratta di un altro fattore importante da scegliere con cura perché deve essere preparato, saper gestire il dibattito e far rispettare i tempi degli interventi (di solito 15 o 20 minuti, massimo mezz’ora).
Ricordate che eventuale ospitalità per relatori e moderatore sono a carico dell’organizzazione (e alcuni potrebbero chiedere un “gettone di presenza”).
Gli inviti
La prima cosa da tenere a mente è il pubblico di riferimento: è quindi opportuno preparare una mailing list di professionisti interessati all’argomento.
Se vi rivolgete a una categoria, potete coinvolgere lo specifico ordine professionale che potrà inoltrare l’invito ai suoi iscritti.
A seconda del tipo di incontro che intendete organizzare, valutate anche l’idea di inviti istituzionali (ad esempio il sindaco o il rettore dell’Università).
Ricordate di spedire gli inviti con largo anticipo: avrete maggiori possibilità che le persone si riescano a organizzare per partecipare.
L’invito deve essere chiaro e contenere tutti i riferimenti più importanti: data e luogo, tema, programma e relatori. Indicate anche i contatti (telefonici, mail o di un sito internet) per chi vuole ottenere maggiori informazioni.
È consigliabile, infatti, creare una pagina dedicata al convegno su una piattaforma di eventi online o sul vostro sito (e sui social), che permetta anche le iscrizioni così da avere una base di partecipanti già registrati.
La promozione
Anche in questo caso, per predisporre un piano di comunicazione è fondamentale tenere a mente il target di riferimento e intervenire quindi sui canali (e con il linguaggio) che usa.
Gli strumenti sono diversi e vanno calibrati in base al tema, al pubblico e al tipo di convegno:
★ l’ufficio stampa: inviare comunicati ai media (stampa, tv, radio e online) con tutte le informazioni più importanti riguardo all’evento. Per attirare la loro attenzione, potete puntare su alcuni aspetti specifici: il nome di un relatore famoso, la presentazione di un progetto curioso o innovativo, una storia interessante o l’attualità del tema. Non trascurate i media specialistici e i blog di settore.
★ la pubblicità: il media adatto va scelto in base al vostro target. Se decidete di acquistare spazi promozionali (su riviste, giornali, radio, televisioni o testate online), dovete contattare la concessionaria e accordarvi con loro (ricordate che dovrete fornire lo spot o la grafica);
★ il materiale promozionale: depliant, locandine, manifesti, pieghevoli. Ricordatevi che in alcuni casi è necessario pagare l’imposta sulle affissioni;
★ le campagne social: non serve nemmeno ricordare quanto siano importanti al giorno d’oggi i social network. Create pagine dedicate al vostro evento, pubblicate contenuti interessanti e caratterizzatevi con degli hastag. Prima di creare campagne a pagamento mirate, però, ricordate di scegliere i canali adatti per raggiungere il vostro pubblico!
La logistica
A questo punto, dovreste già sapere di cosa non è (eventualmente) dotata la struttura ospitante che avete scelto.
È necessario quindi organizzarsi per reperire e trasportare le strumentazioni indispensabili: impianti di amplificazione e microfoni, strumenti per la registrazione audio e video, proiettori, computer e schermi.
Dall’altro lato, il vostro compito è facilitare l’arrivo dei partecipanti: se la vostra location non è semplice da raggiungere con i mezzi pubblici, è meglio che organizziate un servizio di trasporto (di cui ovviamente avrete informato il pubblico).
Se il convegno dura più giorni, i partecipanti avranno bisogno di un alloggio e apprezzeranno sicuramente se ve ne occuperete voi (direttamente o tramite agenzia). Individuate quindi delle strutture ricettive di buona qualità vicine alla sede del convegno ed effettuate le eventuali prenotazioni per chi lo richiede.
Un discorso a parte va fatto per i relatori: in questo caso, trasporto, vitto e alloggio sono a carico dell’organizzazione. Se si tratta di autorità di particolare rilievo istituzionale, informatevi e seguite rispettosamente lo specifico cerimoniale.
Infine, il catering: a seconda della durata dell’incontro, vanno inclusi pause caffè (comprensiva di stuzzichini) e un pranzo, magari a buffet. Se il centro congressi che avete scelto è in un albergo è probabile che pensino loro a questo servizio, altrimenti dovrete rivolgervi ad una ditta esterna.
Programma e pause
Si avvicina il grande giorno e il programma dell’evento deve essere ormai pronto.
È bene, in questo senso, tenere a mente alcune cose: innanzitutto, che le persone sono più attente e concentrate al mattino; in secondo luogo, che l’attenzione stessa non è infinita: stabilite per i relatori interventi che durino 20 minuti, al massimo mezz’ora.
L’uso di immagini e il coinvolgimento facilitano invece l’apprendimento quindi sarebbe meglio che i relatori utilizzassero ad esempio delle slide.
Alternate interventi che presentino diversi punti di vista e differenti stili espositivi, per stimolare i partecipanti ed evitare che si annoino.
A inizio incontro, qualcuno deve introdurre il convegno (bastano pochi minuti); seguono poi eventuali saluti istituzionali per poi partire con i lavori.
A metà mattina, fissate una pausa caffè di un quarto d’ora (più lunga se i partecipanti sono tanti) e prevedete una pausa pranzo di almeno un’ora e mezza.
L’allestimento
Il tavolo dei relatori è il punto focale del convegno: deve quindi essere visibile da tutta la sala. Un consiglio è di usare un palco o una pedana rialzata, quando necessario.
Sul tavolo devono essere disposti i “cavalieri” con i nomi dei relatori, bicchieri e bottiglie d’acqua. Per renderlo più gradevole, potete ricoprirlo e usare qualche decorazione floreale (discreta).
Il pubblico, invece, deve essere in grado di vedere (ospiti, video, slide e immagini), e di sentire gli interventi in tutta la sala.
Assicuratevi che ci siano sedie sufficienti e, se possibile, dividete la sala in due ali con una corsia centrale, così da facilitare eventuali spostamenti.
Ricordate di riservare i posti per le autorità e gli ospiti più importanti, che vanno fatti accomodare nella prima fila (valutate che il “palco” sia visibile anche da lì).
Nella sala congressi, collocate anche i vostri manifesti.
Infine, assicuratevi che ci siano cartelli con tutte le indicazioni per raggiungere le diverse sale (il punto iscrizioni, le eventuali sale di lavoro, il buffet, la toilette…).
Il controllo finale
Prima del fatidico giorno, è bene ricontrollare passo a passo per verificare che tutte le attività pianificate siano state portate a termine nelle tempistiche previste così da evitare spiacevoli sorprese.
Ricontattate i fornitori per assicurarvi che tutto sia a posto (e correggere eventuali quantitativi ordinati, per esempio al catering).
Qualche giorno prima del convegno, fate un altro sopralluogo nella location per assicurarvi che tutte le dotazioni tecniche funzionino perfettamente.
Il convegno: l’accoglienza
È arrivato il grande giorno: tutto deve essere pronto!
Ovviamente, voi sarete lì ben prima dell’arrivo dei partecipanti: oggi, uno dei compiti fondamentali sarà gestire la loro accoglienza.
È imprescindibile allestire un desk apposito (possibilmente fuori dalla sala congressi) e fornirlo sia di un numero sufficiente di persone che se ne occupino sia di tutte le strumentazioni necessarie.
L’obiettivo è evitare che si formino code, quindi la cosa migliore è pianificare nei dettagli l’attività di segreteria organizzativa e individuare un responsabile.
Per quanto riguarda le dotazioni, non possono mancare:
★ computer, stampante e fotocopiatrice
★ telefoni
★ materiale di cancelleria
★ tutto il materiale che deve essere distribuito al pubblico (dal programma agli interventi dei relatori dai badge ai gadget)
★ i moduli di iscrizione e raccolta dati (attenzione alla privacy!)
★ eventuali attestati di partecipazione (se servono ad esempio per i crediti professionali)
Per evitare file, oltre a prevedere un sufficiente numero di addetti, potete spingere sulle pre-iscrizioni online ed eventualmente suddividere le file dei partecipanti tra pre-iscritti, iscrizioni al momento, stampa ecc.
Se l’ingresso è a pagamento, è necessario che siano registrate anche le quote.
Il personale al desk deve poi raccogliere le adesioni a eventuali iniziative particolari che avete organizzato ed essere in grado di fornire informazioni al pubblico.
Il post convegno
Una volta terminato l’incontro, ricordate di distribuire gli attestati di partecipazione (se li avete previsti); se volete un feedback, potete anche fornire delle schede di valutazione, per capire punti di forza e punti di debolezza del vostro evento.
Raccogliete testimonianze, foto e materiale audio-video realizzato durante l’evento, e fate la rassegna stampa: si tratta di documentazione che vi potrà essere utilissima sia per gli sponsor, sia per organizzare la prossima edizione.
Ricordatevi anche di inviare le mail di ringraziamento.
Infine, se lo avete previsto, potete pubblicare gli atti del convegno, raccogliendo tutti gli interventi.
Per concludere, dovete poi verificare le spese complessive sostenute e se avete centrato gli obiettivi che vi eravate prefissati: potrete così correggere la pianificazione del prossimo convegno.
Ora vi sentite pronti? L’organizzazione di eventi è sempre un’attività faticosa e impegnativa e, alle volte, nonostante una pianificazione dettagliata, può capitare l’imprevisto. Niente paura: un po’ di pragmatismo e di sangue freddo vi faranno superare tutte le difficoltà!
