Siete alle prese con l’organizzazione di una cena aziendale di gala e volete che riesca al meglio? Niente panico!
La serata di gala è un appuntamento classico nella vita di un’azienda, ma è anche estremamente importante: ecco perché è fondamentale che tutto sia perfetto.
Non sapete bene come come pianificare l’evento? Non riuscite a prendere una decisione su menù, allestimenti e intrattenimento per i vostri ospiti?
Nonostante la pressione, non dovete farvi prendere dall’ansia: in questo articolo troverete alcuni consigli su ciò a cui dovete dare priorità e sui fattori da tenere a mente nella realizzazione di una cena di gala che lasci il segno.
Prima di entrare nei dettagli, però, una premessa doverosa: ci sono alcune considerazioni dell’organizzazione che vanno stabilite a monte e sarà in base a quelle che la vostra serata prenderà forma. Vedremo quali sono.

Quando organizzare una serata di gala?

La cena di gala è un evento formale, legato solitamente a un’occasione speciale e serve a sottolineare un momento particolare per l’azienda (il lancio di un nuovo prodotto, ad esempio) oppure il raggiungimento di un successo.

Può essere organizzata alla fine di una convention, di sessioni di team building o di un congresso, oppure in occasione di cerimonie di premiazione.

I motivi per cui organizzarla sono molteplici:

★ comunicare in maniera forte la propria identità aziendale

★ consolidare o migliorare l’immagine presso gli stakeholder

★ rafforzare i rapporti interni all’azienda, la cultura condivisa e il senso di appartenenza

In base alla motivazione, ovviamente, si può decidere di invitare dipendenti, clienti e fornitori, nonché istituzioni o sponsor.

La cena di gala: stabilire le linee guida

Come vi abbiamo premesso, ci sono alcuni fattori da stabilire a monte della pianificazione.
La motivazione dell’evento è uno dei fondamentali: è in base a questo, infatti, che si decide il target.
Un altro aspetto importante da considerare è lo stile della serata: anche questo, dipende dagli invitati, dalla ragione per cui avete deciso di organizzare un simile evento e da cosa volete comunicare.

Per quanto si tratti di un appuntamento piuttosto formale e di alto profilo, comunque, potete sempre valutare l’idea di una serata che, senza rinunciare all’eleganza e alla ricercatezza, non risulti troppo rigida.

Non trascurate l’importanza della data: influenzerà tutta la pianificazione, dalla location al dress code, dal menù al tipo di intrattenimento che potete offrire.
C’è poi da tenere a mente il budget che avete a disposizione: avere un’idea chiara di quanto si può spendere aiuta a pianificare in maniera mirata.

Ricordatevi di iniziare a organizzare la vostra serata per tempo: per evitare di arrivare all’ultimo minuto con l’acqua alla gola o di mandare gli inviti troppo tardi, è bene cominciare almeno tre mesi prima. Questo vi permetterà di avere maggiore scelta per la location e maggior disponibilità da parte degli invitati.

Infine, se non riuscite a seguire tutto, create un team che possa occuparsi dei vari aspetti della pianificazione.

Scegliere la location

Per una cena di gala perfetta, individuare il luogo appropriato è imprescindibile.
Nella scelta, dovete tenere a mente che la location deve essere in linea con il mood della serata.
Essendo un evento elegante, ville storiche e prestigiose sono molto adatte, ma se ad esempio la vostra azienda è giovane e dinamica, potete dare un’impronta meno formale optando per un locale moderno e di tendenza.

La data scelta per l’appuntamento influenzerà anche il posto in cui la farete: se avete deciso di organizzarlo nella bella stagione, è sicuramente meglio privilegiare spazi esterni. Sono quindi adatti ristoranti e ville con ampi giardini oppure hotel con terrazze.

Attenti però al maltempo! Non c’è niente di peggio di una serata di gala rovinata dalla pioggia: organizzatevi sempre con una tensostruttura in caso il meteo dovesse tradirvi.
Se invece il vostro evento cadrà in inverno, i vostri ospiti apprezzeranno sicuramente una location calda e accogliente, magari con un bel caminetto e un’atmosfera confortevole e intima.
Considerate anche gli aspetti logistici, come ad esempio la disponibilità di parcheggio e la facilità per raggiungere il luogo; in questo senso, potrebbe essere necessario anche organizzare un servizio di trasporto.

Una volta deciso il tipo di luogo che volete, potrete chiedere diversi preventivi per valutare le proposte più vantaggiose in base al prezzo e alla qualità dei servizi offerti.

Gli inviti

Rappresentano il primo contatto degli ospiti con la vostra cena di gala. È importante quindi che siano chiari e accattivanti e che contengano tutte le informazioni utili per gli invitati.

Deve essere un testo breve, di facile lettura e, per quanto il tono debba essere formale, non eccessivamente grave.

Ecco cosa non deve mancare nel vostro invito:

★ data e ora dell’appuntamento

★ location ed eventuali indicazioni per raggiungerla

★ informazioni di contatto per RSVP

★ tema della serata

★ dress code

Per evitare situazioni imbarazzanti ai vostri ospiti, specificate anche se l’invito è valido per due persone.

Gli allestimenti per una serata importante

Fiori, cristalli, candele, luci: se avete un animo creativo, gli allestimenti possono diventare una delle parti più divertenti dell’organizzazione di una cena di gala.
Le possibilità, infatti, sono infinite e potete dare un’occhiata su internet (un’ottima fonte è anche Pinterest) per prendere ispirazione per la vostra scenografia.

Ricordate che le decorazioni rappresenteranno la prima impressione che gli ospiti avranno dell’atmosfera della serata e sono quindi fondamentali per iniziare col piede giusto.

Scegliete la presentazione dei tavoli e l’allestimento della sala in base al target degli invitati e al taglio che volete dare all’evento e curateli fino al minimo dettaglio perché nulla stoni.
Per una cena di gala molto formale, ad esempio, optate per il grande classico: i tavoli rotondi, più raccolti. Altrimenti si possono usare tavolate più grandi, che regalano un’atmosfera sicuramente più conviviale.

Attenzione poi a scegliere fornitori di qualità per ogni aspetto del vostro allestimento: cristalli opachi o fiori appassiti non fanno certo una buona impressione!

Come ci si veste? Il dress code

Oddio cosa mi metto? Una delle ricerche più popolari su internet riguarda proprio l’abbigliamento da indossare agli eventi.

Evitate ansie ai vostri ospiti: sull’invito che mandate specificate subito il dress code. Questo vi permetterà di far sentire a loro agio i partecipanti alla serata di gala e, allo stesso tempo, di dare all’appuntamento l’impronta che volete.

Il dress code, inoltre, vi dà la possibilità di aggiungere creatività all’organizzazione: potete infatti decidere per una cena a tema (ad esempio in total white).
Lasciare spazio all’originalità, darà l’idea di una realtà dinamica e vivace, ma non scordate mai che anche su questo aspetto le decisioni devono essere coerenti con l’immagine aziendale e l’atmosfera della serata.

Cosa servire a tavola: il menù

Avete trovato la location ideale, siete soddisfatti della scenografia di sala, tutto è pronto per la serata. Bene, siete a buon punto, ma se si chiama cena di gala un motivo ci sarà.
Il buon cibo è un elemento essenziale per un evento perfetto.
La scelta su cosa servire in tavola è amplissima, ma cercate di non esagerare con l’originalità per andare incontro ai gusti di tutti.

Che sia un menù a base di piatti tradizionali del territorio, etnico, gourmet o un finger food da buffet, l’importante è la qualità del cibo, quindi affidatevi a un ottimo servizio di catering o, se la location scelta è un ristorante, assicuratevi che i piatti siano all’altezza della vostra serata. Usare prodotti biologici, ad esempio, oppure a km 0 darà più sapore alla cena.

Infine, per evitare imbarazzi e figuracce, tenete a mente alcune cose:

★ prevedete sempre alternative vegetariane o vegane; si tratta di abitudini alimentari sempre più diffuse, quindi è importante che se un ospite le segue, non sia costretto a saltare le portate

★ attenzione alle allergie o alle intolleranze alimentari; chiedete ai vostri invitati se ne soffrono e segnalate sempre i cibi che contengono allergeni.

L’intrattenimento

L’idea più classica è di accompagnare la serata con la musica: durante la cena non deve impedire agli ospiti di conversare, ma per l’after dinner si può alzare il volume, con un concerto live o un dj (ricordatevi di informarvi su eventuali obblighi Siae, ne parliamo qui).

Per animare l’evento, però, potete anche scegliere delle attività più singolari: se il vostro obiettivo è il team building, ad esempio, si possono organizzare giochi a squadre (come i quiz o la caccia al tesoro) oppure delle performance teatrali originali come le cene con delitto.

Ricordate che anche l’intrattenimento deve essere coerente con l’atmosfera della cena di gala: se il mood è un po’ più informale, un’opzione valida è anche quella di proporre uno spettacolo comico (se cercate consigli su quando e come organizzarlo, potete leggere la nostra guida qui) o di magia e illusionismo.

Un’altra simpatica idea è quella del ritratto; durante la cena, gli illustratori realizzeranno i disegni dei vostri ospiti, che poi possono portarli a casa: diventeranno così anche un regalo e un ricordo dell’evento.
Se siete all’aperto, considerate l’idea di offrire uno spettacolo di mangiafuoco: sarà sicuramente emozionante e di grandissimo impatto, come vi abbiamo raccontato in questo articolo.

Avete ingaggiato un fotografo o un videomaker per immortalare la vostra cena di gala? Buona idea. Potete trasformarla in una proposta originale se invece delle immagini in digitale, scegliete la Polaroid: anche in questo caso, si trasformerà in un simpatico ricordo della serata.

Il regalo per gli ospiti

Se volete, potete pensare a qualche regalo personalizzato da consegnare agli invitati. Nello sceglierlo, considerate sia il budget che avete a disposizione, sia i valori e l’immagine della vostra azienda: ad esempio, oggetti realizzati con materiali ecosostenibili, gadget solidali, prodotti iper-tecnologici comunicano ciò che siete e ciò in cui credete.

Bene, ora che sapete cosa tenere a mente per organizzare una serata di successo, siete pronti per pianificare la vostra cena di gala e impressionare i vostri invitati!